教員研修用: Excelの利用
2007年度 夏の研修講座
情報工学研修講座
Excelで多忙な校務を効率UP!!
藤沢市教育文化センター
湘南工科大学
共催
2007.8.9(木) 14:30~17:00
10(金) 14:30~17:30
湘南工科大学 1312教室
二見
尚之
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■ Excelを用いてデータ処理をする
基本的なスキルを実習します
■次の4項目を取り上げます.
1. 名簿を作る.
2. 〃 のデータを使って,出席簿や連絡網,
個人記録表を作る.
3. 成績処理
4. 会計報告書を作る.
■練習用のファイルは3つ:
2007実習.xlsと2007実習-個人記録.xls
補足.xls
☆ この3つのファイルには,実習で必要となるデータを入
力してあります.
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宜しくお願い致します。
☆ Excelのヴァージョンには幾つかありますが,
共通する基本的なことを取り上げます.
・資料
・・・ Excel2000
・実習で使用
・・・ Excel2002
☆ まわりくどい処理の仕方をする所,
同様の処理をする所
がありますが,ご了承下さい。
☆ まず,MS-Excelの機能や名称を確認しましょう.
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MS-Excel について、
確認しておきましょう
 表計算ソフトの1つです。
2次元の作業用の表(ワークシート)に、
データを入力し、様々な処理を
行うことができます。
・ワークシートを複数持てます。
・ワークシート間,あるいは,Excelファイル間のデータの参照ができます。
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Excelは表計算ソフトの代表的なものの1つ
主な機能
•データの入力・編集・保存・読込み: 文字,数値,日付,式,など
•計算: +,-,*,/,=,関数などを使って,計算.自動計算.
•表での表現: 行と列に,文字飾り,色,網掛け,など
• 集計: 和,度数,クロス集計,など
• グラフ化、並べ換え(ソート)、特定データの抽出・表示:
棒グラフ,昇順・降順,フィルタ,など
• 印刷: ヘッダ・フッタや枠線を付ける,
大きな表を1枚に,
行列のタイトルを付ける,など
• 他ソフトとの連携: WPや他の表計算ソフトとのやり取り
• データ分析など。
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主な名称
数式バー
メニューバー
(アクティブセルの内容を表
示)
ツールバー
アクティブセル
(編集対象と
なっているセル)
ワークシートウィンドウ
セル
(列番号+行番
号の形式でセル
の番地を表す)
シート選択タブ
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Tipsのいくつか
•
•
•
•
1行に1件を入力しましょう。
項目名を付けましょう.
なるべく項目を分けましょう。
処理を行ったら,幾つかのデータをピックアップして,
検証を必ずしましょう.
•
コピーなどするときは,番地の参照方法を意識して.
(セルの相対参照か,絶対参照かを確認)
分からなくなったら,まず「ヘルプ」を利用しましょう.
(メニュー-「ヘルプ」-「MicroSoft Exel ヘルプ」)
•
* WWWへ検索してみるのも1つの方法です.
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1.1 実習用の文書
(既存ファイル)を“開く”
1.2 文字の種類,太さ,
大きさ等を変える
1.3 元に戻す/もう一度
1.4 文書の保存/開く
1.5 列幅,行高さの変更
1.6 セル内での配置
1.7 見出し,長い文章を見
易く...セル結合,改行
1.8 枠をつける[罫線]
■ここでは,基本的に数字は順序を,
英字は並列を表すことにします.
1.9 入力
(1)連続データの入力
-オートフィル(2)氏名の入力
(3)フリガナを表示
・・・PHONETIC関数
(4)郵便番号を使って,
住所を入力。
(5)郵便番号を表示
・・・PHONETIC関数
全角を半角に
・・・ASC関数
(6)番地の入力
・・・ セル書式
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1.10 ウィンドウよりも大きい
表
…ウィンドウ枠の固定
1.11 行や列の
コピー/挿入/削除
1.12 2つのExcelのシートや
文書を同時に見る
1.13 印刷
1.14
(1)操作対象について
(2)入力中に,英字の先頭
が大文字になって困るな
ど。 ・・・オートコレクト機能
(3)セルの行と列を
入れ替える
(4)「( 名)」の形式で表示
する
・・表示形式
(5)表を見やすく
・・・オートフォーマット
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2.1 出席簿作り
(1) ワークシートの挿入
(2) 式による参照
(3) 別シートにあるセルの
参照
(4) 枠を付けたり,
列の幅を調節
(5) 「式」について
(6) [注意: セルの番地]
2.2
(1)
(2)
(3)
連絡網作り
VLOOKUP関数
セルのコピー&ペースト
「関数」について
2.3 個人記録表
・・・シートのコピー
3.1 会計の合計
・・・SUM関数
3.2 収支表の作成
4.1 成績の平均点など
4.2 5段階表示
4.3 ソート(並べ換え)
[補足] 様式に沿った
文書作成について
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文字飾りの例
(1) 使用するボタンを示す
(2) 「太字」にする手順を示す
(3) 元に戻す手順を示す
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1.2 文字の種類,太さ,大きさ等を変える
■フォントの種類
■大きさ
■太字、斜体、下線、色
■ 方法
(a)簡単には、
ツールバーから
(b)細かい設定は,
メニューから,「書式-セル」で。
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(1) やってみましょう ~ 太字
(a) 「安久津 義則」を太字にしましょう.
①セルB3をクリック
・・・ 操作対象を指定
②
をクリック
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(1) やってみましょう
~ 戻す(直前の操作を取り消す)
(b) もう一度
をクリックしてみて下さい.
~元にもどりましたね.
他に,戻す方法には,
a) 「編集」ー「元に戻す~」
①
②
b) Ctrl + Z
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(2) やってみましょう ~ フォント
(a) 「安久津 義則」を「MS Pゴシック」にしましょう.
①セルB3をクリック
・・・ 操作対象を指定
②
をクリック
③
ここをクリック
[「P」付きは文字幅が可変,
付いて無いのは等幅]
(b) 戻す方法は,
a) 「編集」-「元に戻す~」
b) Ctrl + Z
フォントは,パソコンやプリンタによって異なる場合があります
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操作対象の指定方法 ~ セルの場合
■ 1つのセル
… 当該のセルをクリック
■ 複数のセル
■隣り合った(連続した)セル … ドラッグする
■とびとびのセル
… Ctrlキーを押しながら,当該セルをクリック
■ 行
■ 列
… 行番号をクリック
… 列番号を 〃
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• 操作には,幾つかの方法がある.
– 使い易い方法
– 覚えやすい方法
– 便利な方法
– など
を示せたら...
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1.3 元に戻す/もう一度
(a) 戻すには,
a) 「編集」ー「元に戻す~」
①
②
b) Ctrl + Z
(b) もう一度同じことをするには
a) 「編集」ー「繰り返し~」
b) Ctrl + Y
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• Excelでの規定値の例
– ここでは,文字の配置
• 変更方法
– 簡易的な方法
– 細かく指定する方法
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1.6 セル内での配置
• セルに入力されているデータの横の表示位置
[左寄せ、中央揃え、右寄せ]を設定します。
☆Excelでは、入力すると、自動的に
文字は左寄せ、
数値は右寄せ、 に配置されます。
■ 数字を文字として扱うには、
「‘」を入力してから数字を入力します。
(注)数値ではないので,算術演算はできません.
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(a)
横の配置は
のいずれかのボタンを
クリックする
左寄せ
中央揃え
右寄せ
(b)「書式-セル-配置」の「横位置」で指定します.
☆ 縦位置は、(b)で、「縦位置」で指定します。
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やってみましょう: セルの中で、改行<1>
(1) 結合するセルの範囲を指定します
ここでは、 A44:D44 をドラッグして指定します。
(2)「結合」「中央配置」
を指定します。
①
②
③
④
⑤
⑥
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• 関数があること
– 関数を使うと,多少柔軟な処理ができること
– 関数の使い方
– 関数のネスト
• 自動計算機能があること
• 練習
– あらかじめ,練習用のデータを用意して,
– 手順をし,
– 練習してもらう.
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1.9(3) フリガナを表示
・・・ PHONETIC関数
C11,C12には,次の関数を入力してあります.
それで,B11,B12に氏名が入力されたと同時に,
かなが表示されました (Excelの自動計算機能)
■ PHONETIC関数
「= PHONETIC(セル番地)」
指定のセルに入力した文字の日本語変換前の「かな」
を表示します。
練習:
①セルC13に, 「=PHONETIC(B13)」を入力しましょう。
②オートフィルで,
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C42まで,この式をコピーしましょう。
1.9(5b) 郵便番号を表示,全角を半角に.
・・・ PHONETIC, ASC関数
■ 1.9(5b) で,全角になってしまった場合.
ASC関数で,全角文字を半角文字に変換することができ
ます.
形式は,「ASC(変換対象)」です.
変換対象には,
文字でも,セル番地,関数などを記述できます.
練習
・ セルD3に,「=ASC(PHONETIC(E3)」
を入力して下さい。
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操作上の注意
26
注
意
!
(a) 記憶させたのを、貼り付けるときに、
④「②で記憶させたものを挿入」でなく、
「編集-貼り付け」 や、
右ボタンで、「貼り付け」、 をすると、
貼り付け先の列やセルを
上書きしてしまいます。
(既入力のデータが消えます)
(b) 記憶させたものは、1回操作すると、無効
になります。
・・・ メニューには、「コピーしたセル」などは表示されません。
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• ちょっと複雑な関数を使う前の練習
– ワークシート形式で,
関数を完成させる.
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VLOOKUPを使う前に,下線部を埋めましょう
(検索値と一致するデータを見つける場合)
1)検索値のセル番地 → ①
2)検索先の範囲
→
:
[形式]範囲の左上端のセル番地:右下端のセル番地
絶対番地では→② $ $ :$ $
3)返す値が入力されている列は左から③
番目.
4)この①~③の値を,下の式にあてはめましょう
=VLOOKUP(①,②,③,FALSE)
=VLOOKUP(
,
:
,
,FALSE)
*検索先は,なるべく,唯一の値で,昇順に並べ換えておく.
29
練習
=VLOOKUP(
,
:
,
,FALSE)
30
ダウンロード

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