OIST ワークショップ招聘講演者に関する旅費ガイドライン
Updated January 22nd, 2014
カンファレンス・ワークショプ・セクション(CWS)
沖縄科学技術大学院大学 (OIST)
総則
“OIST ワークショップ招聘講演者に関する旅費ガイドライン”は、本学の基本方針・ルール・手
続き第29章「旅費及び会議費等」に基づき作成されており、旅費の精算手続きに関する詳細を
明確にすることを目的としています。
1.トラベルサポート
1.1. 航空運賃:
1.1.1. 本学は、招聘講演者の所属機関/自宅から最も近い空港と沖縄(那覇空港)との間を、最
も経済的なルート、規定のクラスで搭乗する場合の単純往復旅行を手配します。航空券(国内外
全フライト)のマイレージやクーポン等を利用した各種アップグレード(エコノミー → プレミ
アムエコノミー又はビジネス;ビジネス→ファースト)はどのような場合でも認められません。
招聘者の旅程によっては、オープンジョー航空券(例:出発空港→那覇空港→他の目的地)の手
配も可能ですが、招聘講演者は、単純往復運賃との差額の負担を求められます。途中降機や滞在
延長を伴う旅程に関するガイドラインについては“4.本学が負担する滞在期間”をご参照くださ
い。
1.1.2. 招聘講演者がフライトを自身で手配することも可能ですが、最初にカンファレンス・
ワークショプ・セクション(CWS)と協議する必要があります。本学が精算することができ
る運賃は、招聘講演者の所属機関/自宅から最も近い空港と沖縄(那覇空港)との間を、最
も経済的なルート、規定のクラスで搭乗した場合の単純往復運賃のみですのでご注意くださ
い。航空券(国内外全フライト)のマイレージやクーポン等を利用した各種アップグレード
(エコノミー → プレミアムエコノミー又はビジネス;ビジネス→ファースト)はどのよう
な場合でも認められません。チケット購入前に協議がなかった場合は、本学は精算できませ
ん。
自身でフライトを手配した招聘講演者は、航空運賃の精算のために、次の書類をCWSに提
出しなければなりません。これらの書類の提出がなかった場合、本学による航空運賃の精算
を行うことができません。
(本学がフライトを手配した招聘講演者には適用されません。)
ワークショップ会場での登録時にCWSに提出すべきもの:
1. 発効日記載の領収証原本全て
2. 往路(出発地から日本まで)搭乗券半券原本全て
帰国(機関)後にCWS宛に郵送で提出すべきもの:
3. 復路(日本から出発地まで)搭乗券半券原本全て
1.1.3. 他の機関を訪問する予定がある場合は、旅行を手配する前にCWSまで連絡してくださ
い。本学訪問と併せて他の機関も訪問する旅程の場合、招聘にかかる旅費は通常、当該他の
機関と共同で負担されます。招聘講演者の旅行は、本学と当該他の機関との間で相互に合意
がなされた後にのみ手配されます。この場合でも、前述(1.1. 航空運賃参照)のように、単
純往復運賃の金額を超える航空運賃を本学が追加負担することができないことに注意して
ください。
1
1.1.4. 本学の旅行代理店又は本学が予約を確定させた後に、フライトや宿泊施設の変更又は
キャンセルがあり、その結果、料金が発生した場合は、本学が行った旅程変更でない限り、
招聘講演者の責任となります。事前にワークショップ主宰者の承認を得ていない場合、旅程
のあらゆるキャンセル及び変更は不可とします。緊急事態の場合は、キャンセル料金の精算
が可能ですが、変更やキャンセルを行う前にワークショップ主宰者に確実に連絡してくださ
い。
1.2. 那覇空港(沖縄)からワークショップ会場までの交通手段:
那覇空港とワークショップ会場との間の交通手段は本学にて手配します。
旅程に変更がある場合は CWS まで事前に連絡してください。
1.3. その他の交通手段:
出発地と、最も近くの空港との間の往復交通手段については、招聘講演者が手配することが
求められ、本学はその旅費については精算を行いません。
2. 宿泊
2.1. 宿泊施設:
ワークショップ期間中の宿泊施設は本学にて手配します。チェックインはワークショップ開
始日の前日とし、チェックアウトはワークショップ終了日の翌日とします。
2.2. 食事:
ワークショップ期間中の食事(朝食、昼食及び夕食)は本学にて手配します。従って、ワー
クショップ期間中の日当は支給されません。
3. 海外旅行保険
全ての国際線フライトを利用する旅行者のために、海外旅行保険が提供されます。購入の方法
(本学が購入するのか、又は招聘講演者が自身で購入するのか)により、旅行保険の補償範囲が
異なります。詳細については「International Travel Insurance for International Visitors to OIST
Workshops」を参照してください。
日本国内線のフライトのみを提供される旅行者に対しては、本学は旅行保険を提供することが
できません。旅行者は(自身で付保する場合)、旅行保険の詳細について最寄の旅行代理店に相
談するように求められます。
4. 本学が負担する滞在期間(航空運賃、宿泊費等の負担)
4.1. ワークショップ期間:
招聘講演者は、ワークショップ開催日の前日に到着し、ワークショップ終了日の翌日に出発
するよう求められます。
4.2. 研究目的での滞在延長:
ワークショップ主宰者の裁量により、研究目的での滞在は、ワークショップのために招聘講
演者が実際に滞在した日数と同日数、延長可能です。最長で、移動日を除くワークショップ
期間と同日数までの滞在延長が可能です。
滞在延長に関する要望はワークショップ初日の4週間前までに CWS へ連絡してください。
4.2.1. 研究目的での滞在延長については、次のように求められます。:
a)
本学研究ユニットを訪問する場合
どの研究ユニットを訪問する予定か事前に CWS まで連絡してください。
2
b) 他研究機関を訪問する場合
- 本学以外の研究機関を訪問するため、滞在延長を希望する場合、招聘講演者は、訪問
の目的を示す、あらゆるメール交換又は当該他機関からの招聘状等の提出を求められ
ます。これは、本学が旅費を負担する全ての招聘講演者にとって必須の事項です。
(1.1
航空運賃参照)
- 本学以外の研究機関を訪問するため、滞在延長を希望する場合、その旅費は当該研究
機関と共同で負担されます。(1.1.航空運賃、1.1.3 参照)
前述(1.1. 航空運賃参照)のように、滞在延長に伴う、単純往復運賃の金額を超える航空運
賃、その他交通費、日当及び宿泊費等を本学が追加負担することはできません。また、滞在
延長の際に発生したあらゆる個人的な事件・事故、怪我若しくは死亡、雑多な費用、又はリ
スクについて本学は責任を負いません。
4.3. 個人的活動のための滞在延長:
招聘講演者は、上述のガイドラインに基づく科学研究目的での滞在日数に加え、平日は3日
まで、週末を含む場合は5日までを非・科学研究目的の活動のための滞在延長を要望するこ
とが可能です。その要望はワークショップ主宰者にワークショップ初日の4週間前までに申
請する必要があります。その個人的活動のための滞在が平日3日を越える場合、本学は往復
航空券の半額のみを負担することとします。(1.トラベルサポート及び 4.本学が負担する滞
在期間参照)
前述(1.1. 航空運賃参照)のように、滞在延長に伴う、単純往復運賃の金額を超える航空運
賃、その他交通費、日当及び宿泊費等を本学が追加負担することはできません。また、滞在
延長の際に発生したあらゆる個人的な事件・事故、怪我若しくは死亡、雑多な費用、又はリ
スクについて本学は責任を負いません。
5. その他
沖縄科学技術大学院大学及びワークショップ主宰者は、(その参加者若しくはそのパートナー若
しくは介添者を含む)あらゆる者により引き起された、死亡、怪我、あらゆる損失、コスト、又
は支出について、それが職員、本学の代理人、若しくはワークショップ主宰者以外のあらゆる者
による行為、怠慢、又は不作為により引き起され、又はその結果生じたものである場合、これら
の行為に対し一切の責任を負いません。特に、本学及びワークショップ主宰者は、ホテル会社や
運送業者によるサービスの提供又は非提供から生じる損害について一切の責任を負いません。沖
縄科学技術大学院大学及びワークショップ主宰者は、戦争(その恐れのある状態を含む)、暴動、
内戦、テロ行為、自然災害、天候、火災、洪水、干ばつ、ワークショップの参加者及び/若しく
はそのパートナーがワークショップに関連して訪れたあらゆる場所においての技術的、機械的又
は電気的な機能停止、並びにワークショップに関連して提供されるサービスに影響を与える恐れ
のある労働争議、行政措置、登録又は技術的な問題により被った損害について、一切の責任を負
いません。沖縄科学技術大学院大学及びワークショップ主宰者は、特定の講演者又は発表者とし
ての参加について何ら保証することはできません。最後に、上述のOISTワークショップ招聘講
演者に関する旅費ガイドラインに違反した場合、本学訪問に係る費用が招聘講演者の負担となる
可能性があります。
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International Travel Insurance for International Visitors to OIST Workshops
(Defined by the
Division
of
Finance
and
Administration)
Travel Insurance and Assistance
For international air tickets purchased directly by OIST, travel insurance will be covered.
However, visitors who have made their own travel arrangements will be covered only for the
duration of their stay within Japan (from arrival in Japan to departure from Japan). Please see
below for details on the coverage of both international travel insurance types.
For further details on travel insurance arrangements, please contact the Conference & Workshop
Section (CWS) at [email protected]
Air tickets purchased by OIST via JTB are covered by the Mitsui Sumitomo Insurance
Insurance term:
Door to door international travel insurance will be covered.
How to cover:
CWS shall make all arrangements.
Insurance contents:
Injury death 10 Mio Japanese Yen, Disability 10 Mio Japanese Yen,
Medical care and treatment 10 Mio Japanese Yen, Sick death 10 Mio
Japanese Yen, Liability 100 Mio Japanese Yen, Bag 100,000 Japanese
Yen, Terror 100,000 Japanese Yen, Lawyer 1 Mio Japanese Yen.
Air tickets purchased by visitor are covered by the Nippon Koa Insurance
Insurance term:
From arrival in Japan to departure from Japan
How to cover:
Please send your name, age, sex, departing country and travel period to
the CWS and we shall make all arrangements.
Insurance contents:
Injury death 10 Mio Japanese Yen, Disability 10 Mio Japanese Yen,
Medical care and treatment unlimited, Sick death 10 Mio Japanese
Yen, Liability 100 Mio Japanese Yen, Personal Effects Protection
100,000 Japanese Yen, Check-in luggage delay 100,000 Japanese Yen,
Flight delay 20,000 Japanese Yen.
Insurance policy:
CWS shall send you the policy (Japanese only) via pdf. Please bring
the document with you for your travel to Japan.
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