特別研究員及び海外特別研究
員の電子申請手続および申請
書類の提出について
(申請者向け)
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今回の募集からの主な変更点について①
1.申請資格の年齢要件の廃止について【PD・DC】
・申請資格の年齢要件を廃止。
2.人文学・社会科学分野における満期退学者の取扱い変更
について【PDのみ】
・年齢要件の廃止撤廃に伴い満期退学者(我が国の人文学又は社会科学の分野の大学院博士課
程に標準修業年限以上在学し、所定の単位を修得のうえ退学した者)について、満期退学後3年未
満に変更した。
なお、満期退学後に学位取得した者については、学位取得後5年未満であれば、満期退学後3年
以上経過していても申請することは可能。
3.分科・細目の変更について【共通】
・科学研究費助成事業における分科細目の変更と合わせて、本事業においても分科細目を変更。
4.「総合」領域の創設【共通】
・審査領域について、「総合」領域を創設し、従来の8領域から9領域に変更。
5.機関コードを4桁→5桁に変更【共通】
・4桁で登録されていたコードを5桁化に変更。
・変更後の5桁の機関コードは、科学研究費助成事業のものと共通。
・この変更により、過去に機関に登録されていたID・PWの利用はできなくなるため、平成26年度採用
分へ申請する際には、申請機関に新たなIDの発行を依頼すること。
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今回の募集からの主な変更点について②
6.「完全電子化」による電子申請受け付けについて【海特】
・申請書類の提出について、紙媒体を廃止し、電子申請システム上でのデータ送信のみに変更。
・評価書ならびに受入意思確認書についても、評価書作成者・海外における受入研究者(以下、「各
書類作成者」という。)の方が電子申請システムにご自身でログインし、WEB上で内容を記載する
(申請受付の大まかな流れは下記参照)。
<電子申請受付の大まかな流れ>
①申請者:電子申請システム上で以下を行う。
・申請書情報入力(各書類作成者のE-MAILアドレス登録)
・評価書作成依頼、受入意思確認書作成依頼
②電子申請システム:各書類作成者へE-MAILにて、ログイン用URL、ログインID・パスワードを
通知
③各書類作成者:E-MAIL記載のURL、ID・パスワードによりログインし、コメント等を入力・提出
④電子申請システム:申請者へE-MAILにて該当書類が提出された旨を通知
⑤申請者:全書類が揃っていることを確認して、申請書を提出(送信)
⑥申請機関担当者:申請リストを確定し、本会へ提出(送信)
7.選考結果の開示【共通】
・選考結果の開示について、申請者と同様、申請機関宛の通知を廃止し、電子申請システムによる
開示のみとなる。
(ただし、採用決定については、従来どおり文書による通知を発送)
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申請書の構成
a.申請書情報
⇒ 学歴・研究課題等を記載したもの。
電子申請システムに入力して作成。
(※現在、ダウンロード可)
b.申請内容ファイル ⇒ 研究計画・研究業績等を記載したもの。
様式(Word等)を本会HPよりダウンロードして作成。
(※現在、ダウンロード可)
※上記a,b及び該当する添付書類を合わせ、原本1部、写し6部を提出してください。
(海外特別研究員を除く)
※上記a,b両者とも作成にあたっては、必ず募集要項と併せて以下を参照してください。
・「電子申請システム 研究者養成事業 申請者向け操作手引」
(海外特別研究員の「個人申請者」の場合は、(海外特別研究員・個人申請用)」と
記載のある操作手引を参照。)
(入手はこちら:http://www-shinsei.jsps.go.jp/topyousei/download-yo.html )
・各事業毎の「申請書作成要領」
(各事業のHPの「募集要項」のページにて公開。)
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電子申請システム用のID・パスワード取得-①
【特別研究員の場合】
○申請手続きは全て申請機関を通して行います。
作成した申請書の提出先も申請機関です。
<申請手続きを行う機関(申請機関)>
・ PD(RPD含む)及びDC2申請者の場合
⇒ 申請者が特別研究員として研究に従事する予定の機関(大学)
・ DC1申請者の場合
⇒ 申請者が現在在学する大学
(現在就職している場合等は修士課程(博士前期課程)で在学していた大学)
○電子申請システム用のID・パスワードは、申請機関の担当の方に
発行を依頼してください。
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電子申請システム用のID・パスワード取得-②
【海外特別研究員の場合】
※海外特別研究員募集要項
p 3 ~ 5参照。
申請書提出(送信)時点での所属状況により「機関申請者」と「個人申請者」に分かれ
る。
<機関申請者>
・国内の文部科学省科学研究費補助金の応募資格の
ある研究機関に所属の者
⇒ 申請者は申請時点の所属機関に発行を依頼
作成した申請書の提出先はその所属機関
※募集要項に記載の申請書提出(送信)期限は所属機関長から本会への提出
(送信)期限です。申請者が所属機関長に提出(送信)する期限はそれ以前と
なりますので必ず確認してください。
※機関申請者に該当する者が個人申請者として申請することはできません。
本会へ直接提出(送信)された申請書類は受付ません。
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電子申請システム用のID・パスワード取得-③
【海外特別研究員の場合】
※海外特別研究員募集要項
p 3 ~ 5参照。
申請書提出(送信)時点での所属状況により「機関申請者」と「個人申請者」に分かれ
る。
<個人申請者>
・国内の文部科学省科学研究費補助金の応募資格の
ない研究機関に所属の者
・海外の研究機関等に所属の者
・申請時点においては所属のない者
⇒ 申請者が直接本会へ申し込んで取得
作成した申請書は直接本会へ提出(送信)
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電子申請・申請書情報入力-①
【申請者氏名の登録】(電子申請システム)
※詳細は各事業用の
申請書作成要領参照。
「戸籍名」と「登録名」の両方を登録
○戸籍名
・戸籍に記載されている氏名。
( 外国人の場合は「外国人登録証明書」等に記載の氏名。)
・本名が必要な場合に使用する氏名。(税務処理等)
・申請機関の担当者がID・パスワードを発行する際に入力。
( 海外特別研究員の個人申請者の場合には、ID・パスワー
ド取得時に本人が入力。)
※ 電子申請システムにて申請書を作成する際には、「戸籍名」欄に表示さ
れている氏名が戸籍名として正しいか確認。もし誤っている場合は申請
機関の担当の方へ修正を依頼。
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電子申請・申請書情報入力-②
【申請者氏名の登録】(電子申請システム)
※詳細は各事業用の
申請書作成要領参照。
「戸籍名」と「登録名」の両方を登録
○登録名
・特別研究員採用者として公表する際など、通常特別研究員
として本会で取り扱う際に使用する氏名。
・申請者が電子申請システムにて申請書情報を作成する際
に自身で入力。
・旧姓や通称名を使用することも可能。
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電子申請・申請書情報入力-③
【申請者氏名の登録】(電子申請システム)
※詳細は、「電子申請のご案内」
のHPで公開の「申請者向け操
作手引」を参照。
・ 使用できる文字はJIS第1、2水準の文字のみ。
入力しようとする文字がJIS第1、2水準以外の場合
⇒ 第1、2水準の文字に置き換えて登録。
置き換える文字がない場合は全角カタカナを使用。
・ 外国人の場合
氏名が漢字表記ではない場合は、全角アルファベットで登録。
(例): 「Isaac Newton」 → 「Isaac Newton」
「フリガナ」欄には読み方を全角カタカナで入力。
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電子申請・申請書情報入力-④
【申請書情報入力の際の注意事項】
※入力の際は必ず各事業用の
「申請書作成要領」を参照。
・ 専門分野 (申請書p 1)
ご自身が考えられる専門分野名をテキストで入力する項目です。
審査における分科・細目とは関係ありません。
・ 学位付記専攻分野 (申請書p 1) (DCを除く)
学位記に「博士(医学)」等として記載される、( )内の文言を入力。
電子申請にて入力する際は、「( )」は入力しない。
なお、所属の専攻名とは必ずしも同一ではない。
・ 出身・現在・採用後・中断前の受入研究者 (PD・DC・RPD)
現在・大学院での受入研究者 (海外特別研究員)
該当の先生の身分は、それぞれの時点における申請者の身分が、
・学生の場合
:申請者の所属する大学院研究科における身分
・学生でない場合:申請者の所属する機関における本務先の身分
※もし、兼務等がなく、大学院研究科における身分を有しない場合は、
申請者の所属する機関における本務先の身分で構いません。
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電子申請・申請書情報入力-⑤
【申請書情報入力の際の注意事項】
※入力の際は必ず各事業用の
「申請書作成要領」を参照。
・希望連絡先 (申請書p 2)
住所:郵便物等を確実に受け取れるように、必要な情報は全て入力。
(例.○○様方、○○専攻、○○研究室、○○号館-○○号室)
※機関によっては学生宛の郵便物を受け取らないところもあるので、
必ず確認した上で入力してください。
電話番号:必ず連絡の取れる電話番号を入力。(必須)
E-mail:今年中、必ず連絡の取れるものを入力。 (必須)
海外特別研究員については、複数のアドレスを所有している場合、
「E-mail 2」にも入力。
※所属を変更した場合に使用できなくなるなど、本会からの連絡を確
認できない可能性があるE-mailは記入しない。
※E-mailについては、申請書情報を「完了」した際に、アドレス確認の
ためにメールを送信します。届かない場合は修正してください。
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特別研究員申請者の添付書類について-①
※各書類の詳細は必ず各事業用
の 「申請書作成要領」を参照。
・評価書(全員提出)
D C(1名) ⇒ 現在の研究指導者(学籍上の指導教員)
P D(2名) ⇒ 評価書1:採用後の受入研究者
評価書2:申請者の研究を良く理解している研究者
※評価書1・2は様式が異なるので、適切なものを使用。
※評価書の評価者の情報・研究課題については申請書と統一。
・該当する申請者のみ提出するもの
a.受入研究室選定理由書(特例適用希望者)
⇒ PD申請者のうち、受入研究室を出身研究室とする者。
(標準修業年限超えでの申請者は不要。)
b.外国人登録証明書等(永住許可)
⇒ PD申請者のうち、日本国籍以外の者。
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特別研究員申請者の添付書類について-②
(該当する申請者のみ提出する添付書類の続き)
c.休学証明書
※各書類の詳細は必ず各事業用
の 「申請書作成要領」を参照。
⇒ DC申請者のうち、博士課程在学中に休学したことのある者。
d.研究業績に係る証明書
⇒ 論文等の採録決定を証明する書類
国際会議等の発表申し込みの受理を証明する書類
(※印刷済、発表済のものについては、添付不要)
※添付書類のうち、b. c. は原本のみに添付。
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特別研究員-RPD申請者の添付書類について
a.評価書(2名の評価者)(全員提出)
⇒評価書1については、研究中断前の受入研究者、現在の受入
研究者又は採用後の受入研究者のいずれかとする。
評価書2については、申請者の研究を良く理解している研究者
とする。※評価書1・2は様式が異なるので、適切なものを使用。
b.出産・育児による研究中断状況(全員提出)
⇒申請者が本紙に出産・育児の事由を証明する書類として、母子
手帳(「出生届出済証明」等、妊婦及び親と子の氏名が確認で
きるページ)の写しを添付する。 なお、母子手帳の写しの代わ
りとして住民票又は戸籍抄本等(申請者と子、それぞれの氏名
と生年月日が記載された証明書類)の原本でも可とする。
c.外国人登録済証明書等(永住許可)(該当する申請者のみ)
⇒ 日本国籍以外の者。
d.研究業績に係る証明書(特別研究員-PD・DCと同様)
※添付書類のうち、b. c. は原本のみに添付。
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申請書類について(PD・DC)-①
申請書情報の確認箇所(PDの場合)
A
B
C
D
E
F
Page 16
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_pddc.pdf
A:P.1の右上隅
余白が生じている場合、フェルトペン等で黒
く塗りつぶす。
B:版数
・「1版」以上の版数となっているか確認。
・最終的な版数と一致しているか電子申請
システム上と照らし合わせて確認。
C:専門分野
誤って「分科細目コード」(4桁の数字)を入
力していることが多々ありますので、正しく
漢字等で記入されているか確認。
D:申請者氏名
戸籍名・登録名がそれぞれ指定の登録方
法で登録されているか確認。
(外国人の場合に要注意。)
E: 申請書に外国人登録証明書等が添付され
ているか確認。
申請書類について(PD・DC)-②
申請書情報の確認箇所(PDの場合)
A
B
C
D
E
F
Page 17
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_pddc.pdf
F:博士に係る学歴の特記事項
特記事項が「有」となっている場合、整合性
チェックが行われないため、「⑫博士の状
況」欄の申請資格に係る箇所および「⑮大
学院在学当時の所属研究室(出身研究室)
と受入研究室との関係」欄に入力された内
容を目視により確認。また、具体的な内容
が「⑫博士の追記事項」欄に記載されてい
るかを確認。
申請書類について(PD・DC)-③
G
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_pddc.pdf
申請書情報の確認箇所(PDの場合)
G : 出身研究室と受入研究室との関係
「受入研究室選定理由書を添付」の記載が
ある場合、当該書類が添付されているか確
認。
H
H : 「現在の研究指導者」等の研究者情報
J
研究者の氏名・部局名等が正しく記入され
ているか確認。
注)それぞれの時点における申請者の身分が
・学生の場合
:申請者の所属する大学院
研究科における身分
・学生でない場合:申請者の所属する機関に
おける本務先の身分
I
Page 18
申請書類について(PD・DC)-④
G
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_pddc.pdf
申請書情報の確認箇所(PDの場合)
I :希望連絡先
日本国内の住所となっているか確認。
通知先を所属機関等にしている場合、確
実に郵便物が届くよう研究室名等詳細な
住所が記載されているかを確認。
H
E-mailは今年中使用できるもので、誤記
はないか確認。
J
J : 評価書作成者
申請書に添付してある評価書の入った封
筒の表に記載の評価者氏名と一致してい
るか確認。
I
Page 19
申請書類について(RPD)-①
A
B
申請書情報の確認箇所
C
D
E
F
G
Page 20
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_rpd.pdf
A:P.1の右上隅
余白が生じている場合、フェルトペン等で
塗りつぶす。
B:版数
・「1版」以上の版数となっているか確認。
・最終的な版数と一致しているか電子申請
システム上と照らし合わせて確認。
C:専門分野
誤って「分科細目コード」(4桁の数字)を
入力していることが多々ありますので、正
しく漢字等で記入されているか確認。
D:申請者氏名
戸籍名・登録名がそれぞれ指定の登録方
法で登録されているか確認。
(外国人の場合に要注意。)
申請書類について(RPD)-②
A
B
申請書情報の確認箇所
C
D
E
F
G
Page 21
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_rpd.pdf
E:国籍
文言が印字されている場合、申請書に当「
外国人登録済証明書(永住許可)を添付」と
いう該証明書等が添付されているか、また
在留資格が「永住者」となっているか確認。
F:博士に係る学歴の特記事項
特記事項が「有」となっている場合、整合性
チェックが行われないため、「⑪博士の状
況」欄の各項目の内容に矛盾がないか、申
請資格を満たしているかについて、入力され
た内容を目視により確認。また、具体的な内
容が「⑫履歴」欄に記載されているかを確認。
G:履歴別紙
履歴欄が不足し、用紙を追加する場合、
「⑫履歴」欄の最下行に「履歴詳細別紙」と
記入してあるか、4ページに履歴別紙の内
容が印字・印刷されているかを確認。
申請書類について(RPD)-③
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-pd/data/sakusei_rpd.pdf
申請書情報の確認箇所
J
I
Page 22
H:「現在の研究指導者」等の研究者情報
氏名や所属部局、職名等が正しく記入され
ているかを確認。
注)それぞれの時点における申請者の身分が
・学生の場合
:申請者の所属する大学院
研究科における身分
H
・学生でない場合:申請者の所属する機関
における本務先の身分
I:希望連絡先
日本国内の住所となっているか確認。
通知先を所属機関等にしている場合、確実
に郵便物が届くよう研究室名等詳細な住所
が記載されているかを確認。E-mailは今年
中使用できるもので、誤記はないか確認。
J:評価書作成者
申請書に添付されている2名分の「評価書」
が、「23評価書作成者1」及び「24評価書作
成者2」欄に記載されている者によるものか
を確認してください。
申請書類について(海外特別研究員)-①
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-ab/data/sakusei_kai.pdf
申請書情報の確認箇所 (p 1)
A
B
C
Page 23
A:専門分野
誤って「分科細目コード」(4桁の数字)を
入力していることが多々ありますので、正
しく漢字等で記入されているか確認。
B:申請者氏名
戸籍名・登録名がそれぞれ指定の登録方
法で登録されているか確認。
(外国人の場合に要注意。)
C:現在の所属機関・申請資格
所属機関における「職名」及び「任期の有
無」に誤りがないかを確認。
また、申請資格(Ⅰ)については、所属機
関が常勤研究者であると認識している場
合にのみ選択可となります。
申請書類について(海外特別研究員)-②
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-ab/data/sakusei_kai.pdf
申請書情報の確認箇所 (p 2)
D:審査結果通知先
通知先を所属機関等にしている場合、確
実に郵便物が届くよう研究室名等詳細な
住所が記載されているかを確認。
E-mailは、今年中使用できるもので、誤記
はないか確認。
D
Page 24
申請書類について(海外特別研究員)-③
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-ab/data/sakusei_kai.pdf
申請書情報の確認箇所 (p 3)
E:「現在の受入研究者」等の研究者情報
氏名や所属部局、職名等が正しく記入され
ているかを確認。
E
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申請書類について(海外特別研究員)-④
各事業の作成要領を参照。
http://www.jsps.go.jp/j-ab/data/sakusei_kai.pdf
申請書情報の確認箇所 (p 4)
F:海外特別研究員制度における支援の必要性
国際会議・学会発表以外で、海外での研
究経験がある場合や、派遣開始日以前に
既に海外の研究機関で研究を行う場合に
は、支援を受けなければならない理由を
記載しているか確認。
F
Page 26
申請書類について(全般)
【注意事項】
○ 申請内容ファイルの各項目について、様式の変更、指定さ
れたもの以外の項目を付け加えることはできません。
○ 所定の様式以外に新たに用紙を加えることはできません。
○ 両面印刷のミス、ページの落丁に注意してください。
○ 申請書の原本がカラーの場合は、写し(6部)もカラーで印
刷してください。(海外特別研究員事業を除く)
○ 提出期限は必ず厳守してください。
注: 申請書や添付書類に不備等があった場合、審査にあたり
不利益を生じることがあります。
Page 27
ご清聴ありがとうございました。
問合せはこちらまで
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〒102-8472
東京都千代田区麹町5-3-1 麹町ビジネスセンター
独立行政法人 日本学術振興会 研究者養成課
特別研究員事業担当
電 話: (03)3263-5070 募集・採用手続
(03)3263-4998 採用中、採用後の手続き等
独立行政法人 日本学術振興会 海外派遣事業課
海外特別研究員事業担当
電 話: (03)3263-0925 募集・採用手続
採用中、採用後の手続き等
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特別研究員及び海外特別研究員の電子申請手続