なぜビジネス文書が必要なのか
ビジネス文書交換の方法
一般的ビジネス文書の種類と書式
文例1(資料ご請求のお礼)
文例2(創業記念に対しての礼状)
言葉チェック
宿題
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ビジネスで相手と意思の疎通を図るのに、最も手っ取
り早くて確実の方法は、表情や身振りや手振りが加
わった『会話』です。しかし、話すことは、保存できない、
立証できないという欠点があって、言葉だけのやりと
りによってのトラブルを避けるために。、『文書として残
す』ということが必要になってくる。ビジネス文書は、
「明確に意思を伝達する」のと、「伝達された意思を保
存する」という、取引を機能させる二つの役割がある。
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科学技術の発達や社会の発展により、取引相手の
意思伝達の方法はずいぶん変わってきた。これま
では主に書信や電報の形で意見の交換を行い、双
方が合意の上、契約を結ぶという形だったが、テ
レックス、ファクスができてから、そのスピードは倍
化し、途中で紛失する恐れはないなどの特典で大
いに歓迎され、たちまち普及し、今日文書交換上の
重要な方法となっている。ところが、ファクスの文書
は機密性の問題や法律上立証ができない欠点があ
るということで、いったん合意し、互いに印鑑を押し
て相手側に速達やEMSで郵送するのが一般のやり
方である。
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ビジネス文書の分け方が二つある。ひとつはビジネ
スの段階によって分ける方法である。たとえば、広
告宣伝、貿易の相手の募集、会社や製品の紹介と
推薦、カタログなどの請求、引き合い、オファー,カウ
ンターオファー,注文,契約,保険,運送,抗議やクレー
ムなどの各段階によって分類する方法。
もうひとつは文書の種類によって分ける方法であ
る。たとえば:広告、紹介状、案内状、照会状、変更
などの通知状、依頼状、提案状、断り状、抗議状、
招待状、見舞い状などに分類する方
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ビジネス文書の書式としては、横書きと縦書きの二種
類がある。さらに横書きは発信番号、日付、発信者名
を上部に書く場合と下部に書く場合がる。
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前付け:発信番号、発信日付、受信者名、発信者名、
件名
冒頭語:拝啓、拝復、前略など
前文:一般に時候の挨拶、相手の安否を伺う、ある
いは祝う言葉。
本文:相手に知らせる内容。用件を要領よく、簡潔で
正確に書くことが重要。
末文:結びの挨拶。主文の要点、要旨を繰り返して
強調する;相手の繁栄、自愛を祈念する挨拶;今後
のご愛顧を願う挨拶。
結語:敬具、草々など。
拝啓(頭語) 時下、益々ご清栄のことと、お喜び申し上げます。
(時候の挨拶、相手の安否を伺う、或いは祝う言葉)
さて、この度は、当社製品大理石のお問い合わせをいた
だき、ありがとうございました。
ご請求いただきました製品のカタログと営業案内、価格表
を同封させていただきます。
なお、添付書類で、ご不明な点やご質問などがございまし
たら、当社ユーザーサービス部の王武までお問い合わせく
ださい。
まずは、取り急ぎお礼かたがたご案内まで。(谨此致谢,特
函)
ご検討のうえ、ご用命いただければ、幸いです。(静候佳音)
敬具(結語)
ビジネスで相手
やりとり
テレックス
速達
資料ご請求
カタログ
ユーザー
創業記念
貴社
立証
文書
ファクス
メール
問い合わせ
添付書類
ご用命
代表取締役
当社

P198実例1を中国語に訳しない。
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文例2(創業記念に対しての礼状)