Fnet
FAXnetworker
金融機関様向け 個人情報保護法・対応ソリューション
FAX誤送信・防止システム 【 Fnet FAXnetworker 】
●Fnet FAXnetworker は、FAXサーバーを設置いただくだけで、
既存のFAX機を使い、同じFAX送信操作でFAX誤送信をシャットアウトします。
そのポイントは、FAX送付状をOCR形式にすることにあります。当テクニックにより、送信枚
数、予約番号、ユーザーIDなど種々の値を容易にシステム入力できます。それにより、シス
テム・チェックを最大限に活用でき、人手によるチェックを最少限にし、正確性、効率性を高
め
ております。
●また、お客様の運用条件に合わせて、容易にカストマイズ対応できる構造です。運用パター
ンは、大きく 「FAX予約・自動FAX型」 と 「承認ワークフロー型」 がございます。
当ソリューションに関する
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システムの機能と流れ
パターン1.FAX予約・自動FAX型
(1)FAX送信の予約:営業店のPCクライアントから、電話帳で、宛先を特定し、FAX予約する。
次に、FAX送付状入力画面が表示され、コメント、枚数など入力し、FAX送付状を印刷する。
(2)FAX送信書類の準備:印刷されたOCR形式のFAX送付状に、送信書類を添付し、送信者と
役席がそれぞれ内容チェックを行ない、チェック欄に、送信者と役席の承認印を押し、FAX機よ
り送信し、操作は完了です。
(3)FAX送信:FAXサーバー側で、予約番号、FAX番号、枚数、最終FAX送信日、捺印、CSIDなど
チェックし、エラーがあれば、送信元FAXにエラー通知を発行、正しければ、FAX送信する。
(*)FAX送信履歴の検索・管理業務:FAX送信結果を確認し、エラーがあれば、修正。1日の通信
記録簿の発行、宛先FAX番号の登録/更新作業などを行なう。
営業店
(1)FAX送信の予約
本店データセンター
宛先FAX
番号DB
(2)FAX送信書類の準備
OCR形式
W
A
N
FAX送信
履歴DB
送付状
(3)FAX送信
(*)FAX送信履歴
の検索・管理業務
取引先FAX
FAX受信
書類
パターン2. 承認ワークフロー型
(1)FAX送信:事前に印刷した(もしくは、PC出力した)、OCR形式のFAX送付状に、宛先,FAX番
号,枚数などを記入し、送信書類を添付し、営業店FAXから、FAXサーバーに送付する。
(2)宛先確認:FAXサーバーで、枚数、宛先FAX番号などシステム・チェックしたFAXデータを、
送信者が営業店より検索し、宛先、添付書類、枚数など整合性をサイト・チェックする。
(3)宛先承認:送信者とは別な承認者が、送信FAXデータ全体の整合性を確認し、問題なければ、
承認する。承認されると、FAX送信される。
(*)FAX送信履歴の検索・管理業務:FAX送信結果を確認し、エラーがあれば、修正。1日の通信
記録簿の発行、宛先FAX番号の登録/更新作業などを行なう。
営業店
本店データセンター
(1)FAX送信
OCR形式
FAX送付状
取引先FAX
(2)宛先確認
番号DB
(3)承認画面
L
A
N
FAX送信
履歴DB
(*)FAX送信履歴
の検索・管理業務
取引先FAX
FAX
データ
ご利環境
株式会社エフネット 〒220-0011横浜市西区高島2-19-12横浜スカイビル23F
Phone:045-441-2021 FAX:045-441-2022
Home Page:http//www.fnet.co.jp/
システムの特長と効果
1
既存FAX機を使うので、
操作も同じで違和感がなく、システム投資費用も軽微。
2
OCR(光学文字読取)形式のFAX送付状を使うので、
小回りの利くシステム設計が可能。
3
システムによるチェック機能が多いので、
人手がかからず、確実な自動FAX送信が可能。
4
FAXログとイメージを長期間保管できるので、
様々な事後検索や管理が可能。
5
宛先FAX番号を2段階登録制にしているので、
確実に容易に登録可能。
1
既存FAX機を使うので、
操作も同じで違和感がなく、システム投資費用も軽微。
投資: 営業店に 新たにFAX機、PCなど機器を設置する必要なく、
特別なソフトウェアの導入も必要はありません。
主な投資は、FAXサーバーの導入です。
L
A
N
投資効果:
それにより、1営業店当り、1ヶ月に ¥3,000~¥4,000の投資により、
2人掛かりのFAX送信から開放され、¥20,000ほどの事務作業・削減効果
が見込めます。
移行性:
したがって、新しい操作を覚える必要はありませんので、新システムへの
移行もスムーズに行なえます。
2
OCR(光学文字読取)形式のFAX送付状を使うので、
小回りの利くシステム設計が可能。
下記OCRレイアウトのように、固有な情報をOCR文字として、簡単に入力できま
すので、多面的なシステム・チェックに活用できます。
右図のように、
手書き入力フォーマット方式
●手書きOCR認識文字が
太枠にはみ出ないように
記入します。
・枚数、FAX番号
・支店コード、
・ユーザーコードなど。
●右上のFormIDにより、
複数のレイアウトを識別
できます。
左図のように、
PC入力し、印刷したフォーマット方式
●活字OCR認識文字は、
太枠で囲む必要がありません。
・FAX番号、予約番号など。
●捺印有無のチェックも
OCR認識できます。
3
システムによるチェック機能が多いので、
人手をかけず、確実な自動FAX送信が可能。
FAXサーバーで受信した、FAXデータをシステムがチェックを行い、
下記項目のエラーがない場合のみ、FAX送信します。
(1)枚数カウントが不一致
・FAX送付状に記入された枚数と、
添付された書類の枚数をシステムでカウントして、
不一致であれば、エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
(2)送信予約番号が登録済み番号と不一致
・FAX送付状に記録されている、送信予約番号が、
DB登録されている番号と不一致であれば、
エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
(3)FAX番号が不一致
・FAX送付状に記録されている、宛先FAX番号が、
DB登録されている番号と不一致であれば、
エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
(4)確認印が未捺印
・FAX送付状に、添付書類の整合性チェックの確認印が押されて
いないと、エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
(5)最終FAX送信日が、一定期間以上経過
・送信しようとしている宛先FAX番号を、一定期間以上使用して
いない場合は、エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
(テストFAXを宛先に送信し、TELで再確認しないと、使用できません。)
(6)CSI情報が、DB登録済みと不一致
・CSI情報とは、相手方FAX機に登録してある、識別コードであり、
テストFAX時点で、宛先DBに登録しておきます。
その後、FAX送信時に、相手先FAXを呼び出したタイミングで、
CSI情報を入手し、DB登録のCSI情報と照合し、不一致であれば、
エラー通知を送信元FAXに返し、エラー表示する。
OCR形式
FAX送付状
送信
データ
【リンギング・PB信号】
宛先FAX
顧客番号
CSI登録
FAX番号
宛先名称
登録済みCSI情報
照合
【CSI情報の送付】
【FAXデータの送信】
一致
FAX送信の打ち切り
発信元FAXへエラー返信
CSI情報
OCR形式
FAX送付状
送信
データ
4
FAXログとイメージを長期間保管できるので、
様々な事後検索や管理が可能。
下記 「FAX送信一覧」画面により、過去のFAX送信データの検索ができます。
●検索キー:支店別、発信者別、予約番号、宛先FAX番号、送信日、ステータス別、
●表示項目:予約番号、支店名、発信者名、FAX番号、宛先、送信日、送信結果、
エラー状況、
●FAXイメージ:FAX送信した書類内容
4
FAX送信一覧の
特定の行にカーソル
をセットし、FAXイメー
ジをクリックすると、
送信書類が表示
されます。
5
宛先FAX番号を2段階登録制にしているので、
確実に容易に登録可能。
営業店
本店 データセンター
①宛先FAXの入力
宛先FAX
の入力
仮登録
②テストFAXの印刷
・印刷せずに、
FAXサーバーから
直接相手先
にFAXも可能
FAXサーバー
W
A
・テストFAX
の印刷
③テストFAXの送信
宛先FAX
番号DB
N
番号確認
送付状
番号確認
送付状
5
W
A
N
④TELで確認
・確認コードを聴き
入力する
社外
宛先FAX
⑤宛先マスタに登録
本登録
・相手先FAXの
CSIも登録される。
宛先マスタ
メンテ
番号確認
送付状
ダウンロード

FAX番号が不一致 - 株式会社エフネット