セミナー運営ハンドブック(事務局運営編)
2006年8月15日発行
【Contents】
1.・・・
2.・・・
3.・・・
4.・・・
5.・・・
6.・・・
7.・・・
8.・・・
9.・・・
10.・・
11.・・
12.・・
13.・・
Copyright © 2006 Shanon,Inc. All Rights Reserved
セミナー企画~運営までの流れ
グランドデザイン
課題チェックシート
セミナーデザイン①
セミナーデザイン②
セミナーデザイン③
セミナーデザイン④
来場促進
セミナー開催準備
事後フォロー①
事後フォロー②
シャノンは、セミナー運営をトータルサポートいたします
お問合せ
セミナー企画~運営までの流れ
セミナー運営事業で大切なのは仕組みの構築です。
–
フェーズⅠ~フェーズⅤまでの仕組みを予め構築することから事業運営は始まります。
セミナー集客実施手順
フェーズⅠ
『グランドデザイン』
フェーズⅡ
『セミナーデザイン』
1.事業コンセプト策定
2.課題フォーカス
3.データベースポリシー作成
4.WEBサイト設計
・・・セミナー開催頻度、年間収支などの事業コンセプトを策定します。
・・・定期開催するための課題をフォーカスします。
「見込み客獲得」、「有料セミナー実施による事業収益増」、「顧客サービスの一環」・・etc
・・・貴社の顧客プロファイルとなる、基本情報(氏名、会社名 等)の項目を策定します。
・・・定期開催するセミナー情報を定期的に告知するWEBサイトを作成します。
1.テーマ/ターゲット設定
2.目標集客数設定と収支予測
3.日程・時間決定
4.会場・備品手配
5.開催プログラム作成
6.講師手配
・・・ターゲット顧客を設定し、ターゲットの関心の高いテーマを設定してください。
・・・テーマが決まれば、目標集客数と収支目標を設定します。
・・・準備期間を考慮に入れた日程・時間を決めてください。
・・・候補日の空き会場はすぐに予約して手配してください。
・・・テーマに沿ったアジェンダと開催プログラムを作成してください。
・・・外部講師をアサインする場合は、早めに手配することをお勧めします。
1.集客ツール整備
・・・集客ツールを洗い出します。
リストへのEmail-DM、FAXDM、キーワード広告(アドワーズ、Overture)、媒体広告(WEB、雑誌)・・
etc
2.集客レスポンス管理ルール作成
・・・レスポンスルール=集客実施時の受け手の反応と反応毎の対応ルールを言います。
*申込があった場合は・・お礼メールを出すor電話する?
*今回は遠慮したいという場合は・・さらに申込を促すor次回セミナーを案内する?・・etc
3.リスト作成
・・・リストを作成して集客を実施します。その際、レスポンスルールに従って迅速な対応を行い、
※集客ハンドブックご参照
目標集客数を睨みながら追加集客を実施します。
4.追加集客実施
・・・申込者に対しては、継続的にリマインドメールを送信し、前日にはさらに来場促進メールor
5.リマインド・フォロー実施
電話をかけると、来場率はUPします。
※集客ハンドブックご参照
フェーズⅢ
『集客実施』
フェーズⅣ
『セミナー開催』
フェーズⅤ
『事後フォロー』
1.アンケート作成
2.講演資料作成
3.参加者名簿作成
4.当日シミュレーション
1.出席者フォロー
2.非出席者フォロー
3.継続フォロー
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・・・セミナー会場で配布/回収するアンケートを作成します。
・・・講演資料は、配布用とプレゼンテーション用で別のものを用意することをお勧めします。
・・・参加予定者名簿を準備し、必ず出席管理を行ってください。
・・・当日のセミナーアジェンダに沿ってシミュレーションしてください。
・・・アンケート、事前申込内容を元に出席者をフォローします。
・・・出席者へのフォローはHOTなうちに一両日中にはコンタクトを取ることをお勧めします。
・・・非出席者に対しても、次回案内または開催報告など、必ずフォローをしてください。
グランドデザイン
継続的なセミナー運営を考えるにあたり、グランドデザイン(業務設計)を必ず実施して
ください。
場当たり的なセミナー運営では、継続的にセミナー運営を行う中で、必ず問題が発生しま
社内人員不足
す。
予算制約・・etc
リスクポイント・制約条件
セミナー開催目的
成果目標・経営成果
サブシステム・パートナー
基本設計
開催頻度
コンテンツ企画・講師手配
Aセミナーの開催
ターゲットは?
リスト数は?
タ
ー
ゲ
ッ
ト
層
個別営業
訪問基準は?
内策or
アウトソース?
受付事務局・顧客フォロー
Bセミナー開催
次回セミナー告知
セミナー事前申込者
来場促進
メルマガ配信
セミナー来場者
個別営業
告知・集客
ツールは?
次回セミナー告知
各開催セミナー
デザイン
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お取引
セミナー非来場者
システム開発・データメンテナンス
WEBデザイン・アートディレクション
マーケティング実務・媒体出稿
リスト整備・集客
会場・備品手配
◆メルマガ配信
◆ユーザー会の開催
個別セミナー
プログラムテーマ
非お取引
来
場
者
デ
ー
タ
属
性
収支プラン
ターゲット
開催時期
申込数
来場数
集客コスト
課題チェックシート
既に問題は発生していませんか?
セミナー運営に際しての課題チェック
! 貴社はいくつチェックがつきますか?
□ 営業担当は顧客がセミナーに来場したか否か把握していない
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
セミナー開催後すぐに御礼やフォローが出来ていない。
社内に個人情報保護法対策やセキュリティ対策者が不在である。
申込者データのバックアップは行っていない
運営作業ごとにデータファイルを作成している
申込者や来場者のデータは担当者のPCに蓄積している
事前申込者に対して当日来場のためのフォローができていない
受付完了メールは手作業で送る
セミナー毎のアンケート情報は集計管理しない
セミナー毎の申込者管理が出来ていない
来場者集計は全て手作業で行っている
申込受付時には、取引先にも毎回名刺情報を記述してもらっている
事前申込者の過去のセミナー受講履歴は蓄積していない
申込時に競合会社や講師の申込も全て受け付けている
セミナー告知用WEBサイトは毎回異なるデザインで作成、使い捨てである
! 貴社の解決すべき課題はどこですか?
①データベース管理
②業務効率性
③情報セキュリティ
④集計・分析
⑤集客&告知活動クオリティ
⑥営業効果
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セミナーデザイン① テーマ/ターゲット設定
テーマ設定~タイトル設定の際の留意点
◆プログラムテーマ
! グランドデザインで設定したセミナー開催目的に合わせて各セミナーのプログラムテーマを選定しましょう。
単なる説明のみのプログラムは控え、あくまで顧客に何らかの「成果」を得てもらえるようなテーマを設定しましょう。
販促セミナーを開催する場合などは機能説明に終始したものが見受けられます。
プログラムコンテンツと乖離したテーマ設定は、結果的に顧客離反につながるため、無理な設定は控えてください。
◆ターゲット
! グランドデザインで設定したセミナー開催目的にあわせて、『~向けセミナー』 の、『~』 にキーワードが入れる
形でターゲット顧客を設定してください。
ターゲットは細かければ細かいほど来場者とプログラムテーマが合致するため来場者満足度は高まりますが、
集客時の間口が狭くなるため、ある程度汎用化させることも重要です。
◆タイトル
! プログラムテーマがきまったら、ターゲットの関心を引きやすいタイトルを設定してください。
タイトルには、トレンンドにあわせ、キーワード検索結果にかかりやすいものをタイトルに入れましょう。
! オーバーチュアで入札したいキーワードの月間検索数を使うとキーワードの月間検索件数が表示されますので、
当該キーワードに対する一般消費者の関心度をある程度把握することができます。
⇒オーバーチュア公式サイト
http://www.overture.co.jp/ja_JP/arp/srch.php?mkt=jp&o=JP0188
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セミナーデザイン②目標集客数設定と収支予測
セミナーのグランドデザインが定まったら、集客目標を立てます。
以下の項目を参考に集客目標を定めてください。
目標設定項目
事前申込者数
事前申込1件あたり
の集客コスト
概要
!
!セミナーの集客目標は2段階で設定しましょう。
※段階1=事前申込者数、段階2=来場者数で設定します。
※来場率は、有料セミナーであれば事前申込者の8~9割、無料であれば5~6割
といわれています。
※当日の天候次第で来場数は変動します。無料セミナーかつ雨天の場合の
来場率の相場は、3割~5割に下がります。
!
!集客コストを設定しましょう。
来場者数
来場1人あたりの
集客コスト
1.
[集客総予算]= [ターゲットアプローチコスト]×ターゲット数となりますので、
申込1件あたりの集客コストを設定します。
2. [目標事前申込者数] ×[申込獲得率(コンバージョン率)]=ターゲット数
となりますので、
[集客総予算]= [ターゲットアプローチコスト]× [目標事前申込者数] ÷[申込獲得率(コンバージョ
例) 目標事前申込者数=100人、リスト会社を使ってFAX-DM配信行う場合・・・
ターゲット数:100÷0.0035=28571
ターゲット1件あたりFAX-DM配信コスト=140円(リストレンタル含む)
[ご参考]ツール毎の獲得率
●郵送/FAXDMの場合
・DM開封率は平均10%
⇒そのうち、社外のリストを利用した場合のレスポンス率は3.5%⇒申込獲得率は0.35%
自前の顧客リストでのレスポンス率は15.0%⇒申込獲得率1.5%
●テレフォンマーケティング
・接続率は50%⇒接続したうち、申込獲得率は1%
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セミナーデザイン③日程・時間決定
ターゲットが出席しやすい日程を考えていますか?
日時設定のPOINT ~toB向けセミナーの場合~
◆月・週
! toB向けセミナーの場合は、基本的には月初、月末、五十日(ゴトウビ)は避けましょう。
月、金曜日は避けたほうが得策です。企業は通常月、金曜日は社内会議が多く、忙しいため参加率が下がりま
す。
土、日曜日は、自己啓発の要素の強いセミナーは、個人として参加する意欲の高いビジネスマン向けには
適していますが、トレーニング、研修、製品発表会などtoB向けのセミナーには適しません。
◆開始時間
!
ターゲットの行動属性にあわせて開始時間を設定しましょう。
午前中は9:00始業の企業が大半ですから、適しません。
午後も、食事を用意しないセミナーであれば、昼食・異動時間を考慮し、午後一は避けましょう。
17:30~19:00の間から開始されるセミナーであれば直帰しやすい時間帯ですから狙い目です。
19:30を超えるとディナーの用意を考慮しなければなりません。
学生や個人向けセミナーの場合は各項目でPOINTが異なるので、長期休みなどのシーズンも考慮する必要があ
ります。
◆尺数
! 人間の集中力は2時間を超えると急速に低下します。
セミナーの時間数は最大2時間を1コマと考え、3~4時間に一度休憩を挟むなどの配慮が必要です。
顧客と最もコミュニケーション機会の取れる質疑応答も、予定時間内に収まるように設定しましょう。
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セミナーデザイン④会場・備品手配
会場選択のPOINT
テーマ・ターゲット・目標来場数にあった会場を選択してください。
会場収容数は集客数に合っているか --目標数を大幅に超える収容設備では、盛況感がなくなります。かといって、収容数ぎりぎりか、
越えるとスペースにゆとりがなくなり、かえって途中退席が増えてしまいます。
交通の便は良いか
--駅から遠い、大通りから外れているなど、交通の便が悪いと、設備がよくても集客数を落とすことになります。
プロジェクタ等の設備は整っているか --セミナー内容に応じて以下の設備を整える必要があります。
プロジェクター/スクリーン/ノートPC/ピンマイク/ポインタ/インターネット回線
飲食は可能か、整っているか
---2時間程度の講演会やセミナーであれば一般的な会議室で問題ありませんが、セミナー後に懇親会を開催
する場合や、セミナープログラムが長時間におよぶ場合、またはプログラム時間帯が食事時にかかる場合は、
飲食を準備する必要がありますので、飲食が可能な会場を選択する必要があります。
--飲食が必要なセミナーの場合は、貸会議室やセミナールームにはケータリングサービスを利用できますが、
ホテルの会議室のほうが選べるサービスも豊富なため、便利です。
! --会場の下見は必ず行ってください。当日のプログラム作りに役立ちます。
!--スクリーンからプロジェクターの位置や、インターネットケーブルからノートPCまでの位置が遠い場合は、
延長コードやLANケーブルを別途用意しておく必要があります。
レイアウト
テーマ・ターゲット・目標来場数にあったレイアウト作りを行ってください。
スクール方式
シアター方式
ミーティング方式
トレーニングや学習系セミナーに適して
います。正面にホワイトボード、スクリーンを、
出入り口付近にパネルや資料を配置します。
講演や発表会に適しています。出入り口に
デモコーナーを設けるなどして、コンテンツ
を増やすとプレゼンテーション効果がアップ
します。
セッションや勉強会に適しています。各人の
デスクにはセミナー用資料を配布します。
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来場促進
事前登録がセミナー集客のGOALではありません。
会期までには、来場率を高めるための申込者フォローが不可欠です。
来場フォロー
営業活動を行うかのような細やかなフォロー活動を実施してください。
申込者に対しては、イベントへの関心度が来場前日になるよう、会期当日までの間に細やかなリマインドが秘
訣です。
来場がFIXしない微妙な申込者に対しては、前日や前々日に直接電話確認をすることをお勧めします。
来場者フォローには、郵送よりも、何度もコンタクトのとれるリマインドメール配信(カウントダウンメー
ル)がお勧めです。
カウントダウンメール実施プラン 例
①
事
前
申
込
後
②
会
期
間
前
③
会
期
直
前
会
期
④
会
期
直
後
①:【Thanks Mail】
②:【Remind Mail】
③【Remind MailⅡ】
④【Thanks MailⅡ】
事前申込直後は、申込内容
を記述した登録受付完了の
確認と、感謝の意をこめた文
面でThanks Mailを送ります。
会期1週間前に、セミナーの
見どころ情報や新着情報を
記載した文面で、ユーザーが
セミナーに来場予定であるこ
とをリマインドします。
アクセスMAPへのリンク付リ
マインドメール兼受講票送付
で、行動制約をなくす!
来場者と非来場者に別々の
異なる文面のメールを配信。
来場者には感謝の意を、非
来場者には開催報告メール
を送ります。
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セミナー開催準備~当日までの準備チェック
当日までには様々な準備が必要です。
右図のチェックシートや以下のポイントをもとに
万全の体制で当日を迎えられる準備事項をチェックしてくださ
い。
来場者フォロー
準備のためのチェックポイント
受講票は送付しましたか?
--来場者が事前申込者か飛び込みかを識別するために必ず送付し、
当日持参してもらうようご案内してください。
会場までの地図は送付しましたか?
--申込者は、会場までのアクセス経路が認識できない場合、行動に
ブレーキをかける傾向があります。かならず会場までの詳細な地図を
ご案内してください。
来場者はFIXしましたか?
--来場者がFIXしなければ、配布物や飲食の手配もFIXしません。
配布物の準備
配布物・アンケート作成は終わりましたか?
資料、レジュメの準備は終わりましたか?
--当日、講演資料と一緒に配布するアンケートを作成してください。
セミナー受講後の感想や要望、今後のニーズなどを把握するための
重要な
データになります。
備品手配
会場での飲食物の手配は終わっていますか?
回線や備品の手配は終わっていますか?
受付シミュレーション
参加者名簿は作成しましたか?
役割分担は出来ていますか?
- -どの来場者にだれが対応するかを事前に打ち合わせすることで、
当日のコミュニケーションがスムーズにすすみます。
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事後フォロー①直後の来場者、欠席者フォロー
来場者・欠席者フォロー
来場者には当日中または翌日に御礼メールの送付と訪問アポイントを行いましょう。
セミナー当日は参加者の意識が最も高く、逆に時間を空けてしまうとせっかくフォローしても
反応が鈍くなってしまいます。
! アンケート結果を踏まえてフォロー文面やアポイントトークなどのフォロー内容を切り替えてく
ださい。
来場者に対して通り一辺倒の対応を行うのではなく、個別に文面を切り替えることで、
参加者ロイヤルティが向上します。
!
当日中の席者フォロー
!
欠席者は参加申込をしながら、当日何らかの理由で出席できなかった顧客です。
自社への関心度が高い潜在顧客ととらえ、欠席者に対しては 『セミナー講演資料送付』+『電
話』など、
手厚くかつ迅速なフォローを行ってください。
欠席者へのフォロー例
◆講演資料の送付
セミナーで使用した資料を送付することでセミナー欠席者のロイヤルティはアップしますので
迅速な対応を行いましょう。
◆開催報告+次回セミナー申込受付
同じテーマのセミナーを複数回開催する場合は、欠席者には、必ず次回セミナーの案内をして下さい。
開催報告を送ることでセミナーへの関心度を持続させ、かつ今回時間の都合でこれなかった申込者の
参加確定させることができます。
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事後フォロー②会期後の継続的な情報発信
セミナー来場者には以後、継続的に情報発信を行ってください。
販促セミナーにおいても、仮に直接アカウントに結びつかない場合も、
継続的に情報発信を行うことで来場者に対する自社の認知度は格段に向上します。
継続フォロー例
メールマガジン
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定期アンケート実施
シャノンは、セミナー運営をトータルサポートいたします
受付・事務局代行
来場フォロー
集客プロモーション
アンケート
SEM、メール広告、サイト
システム・WEB
DB、DM、テレマーケティング
データ化
代表者名 代表者住所
役員
法人番号
エンゼル 電話番号 代表取締役
青木 麻由美
東京都中央区佃2-2
海野 -1奈緒子、
0
0199-01-072875
-231松下 0 玲子(監)川上 1弘03-3256-1111
03-3256-1112
十川/巖神奈川県逗子市久木8
(代)
-5
デニス・
0199-01-072957
-43ジェー・リーズ(取)スティーブ・
4 シュミット(監)ロン・マッククラーグ
ジョセフ・東京都新宿区若宮町2
ピー・ハール
ジェ5
ームズ・
-5
0199-02-032763
ブイ・デリック・ジュニア、ベン・
2 03-3256-1111
エフ・グリサン・
03-3256-1112
ジュニア
代表者名 代表者住所
法人番号
電話番号
大谷 浩神奈川県川崎市高津区末長4
大橋 誠,
0199-01-073072
中川 2役員
8-1
行康,
コード梶が谷A-3
高橋 一雄,新原 40エンゼル
6 廣(監)高橋 治夫 代表取締役
青木 麻由美
東京都中央区佃2-2-10-2310
海野 奈緒子、松下 玲子(
0199-01-072875
1 03-3256-1111
03-3256-1112
宮城/勤埼玉県朝霞市東弁財1
長郷 -1
勉,
0199-01-072978
-1
長郷 0-9邦子(
02 監)宮城 和夫 4監)川上 弘
(ウォン・
代)
0199-01-072957
ジェー・
リーズ(
4 03-3256-1112
シュミット(
監)
ロン・
マッククラーグ
石原 克巳
東十川/巖神奈川県逗子市久木8-5-43
京都港区赤坂8-3
(代)
-2
ジョ
0
0199-01-072794
-1
ン・
03デニス・
ウェン・
フゥー、
マイケル・
3取)スティーブ・
ウング・
ウァイ・
ジン(
監)
パナィ
ヨティス・エィンジェラコス
セフ・東京都新宿区若宮町25-5
ピー・ハール
ジェームズ・
ブイ・デリック・ジュニア、ベン・
2 03-3256-1111
エフ・グリサン・
03-3256-1112
ジュニア
味岡 顕彦
東ジョ
京都世田谷区北沢5
佐藤 -3
光晴
0199-02-032752
2-1
4 0199-02-032763
4
代表者名木村 代表者住所
法人番号
電話番号 代表取締役
大橋 誠,中川 行康,高橋 一雄,新原 廣(
0199-01-073072
4 エンゼル
監)高橋 治夫
山中 直樹
神大谷 浩神奈川県川崎市高津区末長428-1 コード梶が谷A-306
奈川県横浜市都筑区勝田南2
恵司、
0199-01-072765
長坂 -2-2
武志(
4役員
-4
監)
08清沢 光司
1 03-3256-1111
青木 麻由美
東京都中央区佃2
-2
海野 -1奈緒子、
0
0199-01-072875
-23
1松下 0
玲子(4監)川上 1弘03-3256-1111
03-3256-1112
宮城/勤埼玉県朝霞市東弁財1-1-10-902
長郷 勉,長郷 邦子(
0199-01-072978
監)
宮城 和夫
増渕 亮東京都世田谷区大蔵6
塙 -1
英治、
0199-02-032795
-1
杤木 7 勇太
1 03-3256-1111
(ウォン・
代)
-5
デニス・
0199-01-072957
-4
3
ジェフゥー、マイケル・
ー・
ーブ・
4 03-3256-1112
シュミット
(監)
ロン・
マッククラーグ
石原 克巳
東十川/巖神奈川県逗子市久木8
京都港区赤坂8-3-20-103
(
0199-01-072794
ン・
ウェン・
ウング・
ウァイ・
ジン(
監)
パナィヨティス・
エィンジェラコス
友納 健一郎
千葉県浦安市美浜1
木村 -5-8
岳、
0199-01-072788
1関根 2代)ジョ
勝人(
監)
友納 千寿
4 リーズ(3取)スティ
セフ・
東京都新宿区若宮町2
ピー・
ハール
ジェ5
ームズ・
-5
0199-02-032763
ブイ・4デリック・
ジュニア、
2 03-3256-1111
エフ・グリサン・
03-3256-1112
ジュニア
東ジョ
京都世田谷区北沢5-32-14
佐藤 光晴
4 敬二 ベン・
大東 敏治
東味岡 顕彦
京都足立区梅田8
中村 -1
2俊一、
-1
0199-01-072901
-8
脇田 020199-02-032752
正彦、
近藤 登志夫(
監)原田 浩神奈川県川崎市高津区末長4
大橋 誠,
0199-01-073072
中川 28-1
行康,
コード梶が谷A-3
高橋 一雄,新原 406 廣(監)高橋 治夫
山中 直樹
神大谷 奈川県横浜市都筑区勝田南2-2-24-408
木村 恵司、長坂 武志(
0199-01-072765
監)
清沢 光司
1 03-3256-1111
宮城/勤埼玉県朝霞市東弁財1
長郷 -1
勉,
0199-01-072978
-1
長郷 0-9邦子(
02 監)宮城 和夫 4
増渕 亮東京都世田谷区大蔵6-1-17
塙 英治、杤木 勇太
0199-02-032795
1 03-3256-1111
石原 克巳
東 京都港区赤坂8
-3
(代)
-2
ジョ
0
0199-01-072794
-1
ン・ウォン・
0
3友納 千寿
ウェン・フゥー、
マイケル・
3
ウング・
03-3256-1112
ウァイ・ジン(監)パナィヨティス・エィンジェ
友納 健一郎
千葉県浦安市美浜1-5-812
木村 岳、関根 勝人(
0199-01-072788
監)
4
顕彦
東 京都世田谷区北沢5
佐藤 -3
光晴
0199-02-032752
2-14
4
大東 敏治
東味岡 京都足立区梅田8-12-1-802
中村 俊一、脇田 正彦、近藤 登志夫(
0199-01-072901
4 監)原田 敬二
山中 直樹
神 奈川県横浜市都筑区勝田南2
木村 恵司、
0199-01-072765
長坂 -2-2
武志(
4-4
監)
08清沢 光司
1 03-3256-1111
増渕 亮東京都世田谷区大蔵6
塙 -1
英治、
0199-02-032795
-1
杤木 7 勇太
1 03-3256-1111
友納 健一郎
千葉県浦安市美浜1
木村 -5-8
岳、
0199-01-072788
1関根 2 勝人(監)友納 千寿 4
大東 敏治
東 京都足立区梅田8
中村 -12俊一、
-1
0199-01-072901
-8
脇田 02 正彦、近藤 登志夫(
4 監)原田 敬二
FAX申込
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受講票
リマインドメール
お礼メール
来場御礼・アポ取得コール
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東京都港区赤坂6-8-8 松原ビル1F
株式会社シャノン 事業統括本部
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TEL:03-5114-0670 FAX:03-5114-0672
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