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左矢印キーで戻ります。
MARUBISI
はじめに
ペーパーレスFAX受信とは?
ファクスで受信した文書を紙で出力しない仕組みのこと
MARUBISI
メリット
ペーパーレスFAX受信のメリットは?
・コスト削減
・業務の効率化
MARUBISI
メリット
コスト削減①
FAXコストとは?
ちなみに、ここを無料
にするのはインター
ネットFAX
① 通信費・・・送信費用 = 電話代金
② 紙代・・・感熱FAXなら感熱紙代
③ インク、トナー代
ここを削減
④ もしくは、カウンタ料金
⑤ 機器代金
新機種ならのFAX
ボードを共用するので
導入コストをカット
⑥ 回線基本料・・・NTT加入電話基本料 2,500円
MARUBISI
メリット
コスト削減②
例えば、FAX機能付き複合機の場合
① 紙代
② インク、トナー代
③ カウンタ料金
・・・A4用紙 0.5円
・・・トナーは無料
・・・一枚 7円
つまり1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています
MARUBISI
メリット
コスト削減③
つまり
こんな商品安いです!
ご融資いたします!
セミナー受けませんか!
広告FAX1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています
MARUBISI
メリット
コスト削減④
1年間に広告FAXの出力にかかっているコスト
7.5円/枚 × 2枚/日 × 30日 × 12か月
= 5,400円/年
御社にとって 「たかだか年間5,400円」ですか?
「年間5,400円も」ですか?
MARUBISI
メリット
コスト削減⑤
しかしながら、ペーパーレスFAX受信が真に効果を発揮するの
は、広告FAXのペーパーレス化ではありません!
業務に関係のあるFAXであっても、わざわざ紙で出力する必要
のないFAXがありませんか?
MARUBISI
メリット
コスト削減⑥
例えば、
最近はEメールで仕事のやりとりをすることが多くなってきてい
るかとは思いますが・・・
受信したメールをすべて印刷して確認している人はいますか?
受信したFAXの中でも、絶対に紙で出力しなければならない
FAXは限られています。
MARUBISI
メリット
コスト削減⑦
そうは言いながらも、すべてのFAXが紙で出力しないことが可
能かと言えば、そうではないかと思います。
しかしながら、現在のように有無を言わさず紙で出力すること
が当たり前になっていると、紙で必要か不要かの思考に辿り着
きません。
MARUBISI
メリット
コスト削減⑧
仮に1日に30枚の受信FAXがあったとしたら
7.5円/枚 × 30枚/日 × 20日 × 12か月
= 54,000円/年
MARUBISI
それでは
それでは、年間50,000円も経費削減ができるのに、ペーパーレ
スFAX受信をしないのは何故でしょうか?
MARUBISI
よくお伺いする理由
・当社では無理だ
・ファクスの量が多いから・・・
・紙の方が見やすいから
・面倒だから
社長の理解が得られない・・・
社員の理解が得られない・・・etc
MARUBISI
紙で出力されない事のデメリットばかり考えてしまい、
経費削減のメリットと天秤にかけて躊躇していた。
冒頭でもお話しした通り、ペーパーレスFAX受信のメリットはコ
スト削減だけでなく、業務の効率化にあります。
まずは、ペーパーレスFAXが決して難しいものではないという
ことをご覧頂きます。
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運用イメージ①
受信
実際の運用イメージをよくある質問を交えてご説明します
疑問①
そもそも紙で出力しないで、どう確認するの?
パソコンで確認します。
方法はいくつかありますが、今回は代表的な事例でお話し
ます。
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運用イメージ②
受信
アドバンスドボックス
取引先
FAX
内蔵ハードディスク
FAX受信機
業界初Windowsのマイネットワークから閲覧可能なボックス
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運用イメージ③
通知
振り分けをされる方のPCに通知がでます。
疑問②
常にパソコンで受信したFAXを振り分ける人が必要?
取引先ごとに個別フォルダに振り分けることは出来ますが、
一旦は「受信フォルダ」に受信することをお勧めします。
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運用イメージ⑤
通知
このように
マウスカーソルを合わせると
タスクトレイに通知が出ます。
疑問③
通知するパソコンは1台?
いえ、何台でも結構です
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運用イメージ⑦
確認
デスクトップのショートカットをクリックし、該当のPDFを開く
と、FAXの内容が確認できます。
クリック
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運用イメージ⑧
確認
疑問④
どこから来たファクスか、開かないとわからない?
あらかじめ設定しておけば、ファイル名に顧客名を入れて
データ化することも出来ます!
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運用イメージ⑨
振り分け
届いたFAXの内容を確認した後は、各担当に振り分けます。
と、言ってもマウスでつまんで放り込むだけ
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運用イメージ⑩
振り分け&通知
今度は、各担当のPCに通知が出ます
山田さん
クリック
確認が済めば、確認済みに移動
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運用イメージ⑪
振り分け
疑問⑤
確認済みフォルダの中は?
会社の運用、もしくは個人の運用で自由にフォルダを作成
してください。
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補足①
振り分け後
疑問⑥
PDFに文字を入力したいんですが・・・
最新機種の新機能Reader Extension付きPDFなら、
Adobe Readerしか持っていなくてもPDFに文字入力が可能
です。
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補足②
振り分け後
・受信FAXにコメントを記入して返信したり
・判子を押したりできます
確認済
処理済
未処理
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運用のまとめ
・ペーパーレスFAX専用PC、またはサーバーが不要
(夜間
のPCシャットダウン時も運用可能)
・FAX確認の為の専用のソフトウェア不要
・ペーパーレスFAXの為の難しい知識不要
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とは言いながら、あったらいいもの①
・デュアルモニター
「片方はFAXの受信文書を開き」「片方は受注入力」
とすると業務がスムーズになります。
また、FAX業務以外にも非常に重宝します。
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とは言いながら、あったらいいもの②
・imageWARE Desktop(11月頃発売予定)
ファイルを開かなくても中身がプレビューできる!
ファイル
名の変更が容易に!
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現在のFAX業務の問題点
御社のFAX業務で次のような問題点はありませんか?
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現在のFAX業務の問題点
ケース①
2階、3階建てのオフィスでFAXのあるフロアが限られている場合
・1階に届いたFAXを各担当に振り分ける為に事務の女性の方が違うフロ
アにFAXを配って回っている。
・間違って違うフロアに届いたFAXがしばらく放置されていた。
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現在のFAX業務の問題点
解決 ペーパーレスFAXなら
・自分の席にいながら、パソコンの操作だけで受信FAXの振り分けができま
す。
・違うフロアに届いたFAXも自分の席から確認可能です
FAXの配布業務の時間を大幅に短縮
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現在のFAX業務の問題点
ケース②
各担当に紙で配った後のFAXの保管は各個人に任されている場合
・担当が不在、欠勤等、または外出中にFAXの内容を確認するのに時間が
かかっている。
・誤ってFAXを紛失してしまって、再度送りなおしてもらっている。
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現在のFAX業務の問題点
解決 ペーパーレスFAXなら
・受信したFAXは複合機のアドバンスボックスに共有されているので、
担当以外の方もいつでも確認可能です
メールのように日付でソートも可能
データならば情報の共有化、保管検索も容易に
MARUBISI
現在のFAX業務の問題点
ケース③
本来はもっとメールを活用したいが、まだまだFAXのやりとりが多い
・FAXで来たものの返信は基本FAXで送るので、いつまでたっても紙のサイ
クルから抜け出せない。
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現在のFAX業務の問題点
解決 ペーパーレスFAXなら
FAXが減らない理由のひとつに「こちらがFAXで送るから」が挙げられます
メールを送る際に、相手の名刺を見ながら新規でアドレスを入力するのは
面倒だが、届いたメールに返信するのは簡単では?
・受信したFAXにコメントや判子をつけて、メールに添付し
て返信することにより、紙のサイクルを電子化のサイクル
に移行できます。
こちらからメールを積極的に利用することにより、取引先
とのやりとりの電子化を促す手助けになります。
MARUBISI
ペーパーレス化のメリット
業務の効率化
ペーパーレス化のメリットは、突き詰めれば電子化できること
にあります。
紙という媒体は確かに便利かもしれません。
しかしながら、電子化により紙という制約を離れれば、「情報の
共有化」、「検索性の向上」と言ったコストに代えられないメリッ
トがあります。
MARUBISI
ペーパーレス化のメリット
FAXをペーパーレスにすることは目的ではありません。
コストの削減や業務を効率化させる手段に過ぎません。
FAXのペーパーレス化をきっかけに、社内の業務の見直し、電
子化のお役立ちが出来たらと考えています。
MARUBISI
ダウンロード

FAXの内容が確認できます。