サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー
ご説明資料
サイボウズ株式会社
1
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本資料では、現在、ワークフローシステムを検討されているお客様に、
サイボウズのお手軽汎用ワークフローシステム 「サイボウズ ガルーン 3 ワークフ
ロー」
について製品の特徴をご紹介させていただきます。
※こちらの資料でご紹介する製品のバージョンは「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」となります。
なお、こちらの資料で紹介しているワークフローの機能は、一部分となりますので詳細につきましては、サイボウズ オフィシャルパート
ナーにお問合せください。
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ワークフローの効果:業務プロセス
を改善
申請・承認業務を電子化することによって業務プロセスを改善しま
す。
申請処理の効率アップ
日々溜まっていく申請書類。紙で
あるがゆえに、書類の行方不明や、
承認の滞りなどが発生し、業務効
率の悪化が悩みの種に・・・
紙を電子化することで申請にかか
る時間を大幅短縮。承認・決裁は
Web上でどこでも可能。申請書
類提出後のステータスも見える化
できます。
処理のミスを軽減
申請書の選び間違い、書き間違い、
計算間違い、書類の改竄・・・企
業として後々リスクとなりえる
様々な問題に何か打つ手はないの
か・・・
申請経路、数値計算、申請書類の
一部自動化により人的なミスの軽
減や不正防止に大きな効果を得ら
れます。
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検索性の向上
申請書類のファイリング、月日が
増えれば、書類も増える一方。以
前の申請書を確認したくても探す
のが大変。
申請書類は電子データで一元管理
するので、申請状況が把握しやす
く行方不明がなくなります。また、
申請ログを蓄積することにより、
過去の調査など書類管理が容易に
なります。
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紙での申請を試算
紙での申請はどれだけコストがかかっているの
か?
活動基準原価計算法
(ABC: Activity Based Costing)
「ビジネスをアクティビティ単位に細かく分類し、アクティビティ単位のコストを
算出する手法」
各行動の人件費を算出し、見える化することで、注力すべき活動を導き出す経営手
法です。
日本の平均年収 432万円→
分給 41円
・ 平均給与 432万円
・ 1日の平均労働時間:7時間42分
・ 1年間の平均休日日数:113日
1年間の労働時間(分) 105840分= 1年間の労働日数252日×1日の労働時間(分)420
分
分間給与 41円=平均給与435万円÷1年間の労働時間(分)105840分
<参考>
※厚生労働相 平成18年終了条件総合調査結果の概況
http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/06/kekka1.html
※国税庁 民間給与の実態調査結果(全データ)(平成18年)
http://www.nta.go.jp/kohyo/tokei/kokuzeicho/minkan2006/menu/pdf/001.pdf
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4
紙で稟議を回す場合
■ 紙で申請する場合 ■
・一人当たり申請回数
・次の承認者まで回送時間
36回/年
10 分
「稟議」活動にかかるコスト
稟議 1回
: 1,640円
=回送時間10分×4回×分間給与41円
年間稟議代 : 2,952万円
=1回1,640円× 1人36回×500人
2,952万円/年
+
申請者
承認者
承認者
承認者
決済者
紙+印刷代金:90,000
=1枚当たり5円×36回×500人
紙+印刷代
90,000円
上記例)
・500名の企業
・決裁までの経路が、「課長」→「部長」→
「本部長」→「社長」である場合
・紙1枚+印刷代 5円
5
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申請・決裁を電子化すると
■利用前■
・一人当たり申請回数
・次の承認者まで回送時間
36回/年
1分
稟議 1回
:164円
=回送時間1分×4回×分間給与41円
年間稟議代 :295.2万円
=1回164円× 1人36回×500人
ワークフローを使う
と・・・
2656.8万円/年の
コスト削減
決済者
申請業務を電子化することで、社
内のコストを劇的に削減すること
ができます。
申請者
承認者
承認者
承認者
6
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「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」の特徴
申請業務を電子化することで改善できる「申請処理の効率アップ」「処理のミスを軽減」
「検索性の向上」 「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」 は、日頃の業務で頻繁に利
用する経費の処理から稟議書の申請まで、お手軽に導入できるワークフローシステムで
す。
■「サイボウズ ガルーン 3」とセットで手軽に導入、ユーザー情報も一元化
「サイボウズ ガルーン 3」に登録されているユーザー情報を「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」で
そのまま利用できます。組織変更などに伴う、複雑な権限などの変更作業も一度のメンテナンスで済みます。
最新の申請や承認案件は「ガルーン 3」 に通知されるので申請・承認業務の効率がさらにアップ。
また、「サイボウズ ガルーン 3」のハードウェアをそのまま利用できる※ので、
トータルコストを劇的に抑えることが可能です。
※利用状況によって、ハードウェアの増強が必要になる場合もございます。
■Webブラウザー上で申請フォームを簡単作成
Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、専門の知識は一切不要。
さらに、すぐに使える無料テンプレートを60種類以上用意。
業務担当者レベルでも用途に応じて、様々なフォームの申請書類をすぐに作成できます。
■モバイルからも承認
上司が出張中だから処理がストップ・・・。そんな心配はありません。外出先からでも、
携帯電話やスマートフォンから承認することが可能。承認者が不在の場合は、適切な代行者に
承認権を委譲することも可能。処理履歴もきちんと残るので、管理面でも安心です。
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ワークフロー市場における
「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」の位置づけ
大きな費用は掛けたくないけど、承認・申請を効率化したい。すぐに導入したいとい
う方におすすめです。もちろんデータの出力は可能ですので、将来的な申請データの
二次活用も可能です。
基幹システム統合系
◎ 承認データの活用レベルが一番高い
◎ 自社の運用に合わせて、柔軟なフロー
を
高
つくることができる
× 作りこむため、作成費用が高い
× 自社の運用フローがかわると、メンテ
ナンスコストがかかり、運用しづらい
× UIが使いづらいことが多く、利用され
独立したワークフローシステム
ない
◎ 承認データの活用レベルが高い
トータルコス
ト
適
合
性
◎ フォームを自由につくれる
◎ プログラム等で複雑な経路を作れる
× 別途、ハードや構築費用がかかる
× 別システムのため、ユーザー管理等の
メンテナンスが大変
低
サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー
高
適
合
性
グループウェアとセットになってい
る
ワークフローシステム
◎ いつも利用するグループウェアの画面を
使うので、活用レベルが一番高い
◎ グループウェアと一緒にメンテナンスで
きるので、管理コストが一番低い
◎ ハードや構築費用が別途発生しない
△ データの二次利用
△ 複雑なフォームやルートを作りづらい
低
トータルコス
Copyrightト
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8
ワークフローと日本版SOX法
2008年4月の日本版SOX法施行により、多くの企業で内部統制の強化に向け
て
対応が進められています。
ワークフローシステムがあれば電子化されているため、紙での運用では難し
い「検索」が簡単になり、すぐに監査の指摘事項に対応できます。勿論、
誤って紛失してしまう恐れもありません。
ITに期待される機能
① 業務プロセスの可視化が可能であること
② 検索性の高さ
③ IT統制・統制活動が適正に運用されているか
④ モニタリングが容易に実施可能であるか
内部統制強化には
ワークフローシステムが必要不可欠!
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ワークフローシステムで対応できる内
部統制
① 業務プロセスの可視化が可能であること
電子化することにより業務プロセスの問題点が明確になり、業務改善や業務効率
化を可能にします。証跡保存によって内部統制対策が強化され、外部監査用の資
料作成の業務負担も軽減されます。
【ワークフロー申請の詳細画面】
処理状況も人目で確認でき、承認者が代行者に承
認権を委譲した場合も、「誰の代理で誰が処理し
たか」処理履歴がしっかりと記録。
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ワークフローシステムで対応できる内
部統制
② 検索性の高さ
業務フローとして運用した実績データはすべてデータベース内に保存され、詳細
検索も可能なため、監査時の証跡確認やデータの健全性を保証する元情報として
活用できます。
【ワークフロー申請の詳細画面】
各種申請フォームごとの申請データを、処理状況ご
とに絞り込んだり、申請者・申請日ごとに詳細検索
が可能。
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ワークフローシステムで対応できる内
部統制
③ IT統制・統制活動が適正に運用されているか
業務処理統制を自動化するITGC(IT全般統制 )の運用が可能になります。
申請経路は、人事異動や組織変更にも効率的
に対応でき、組織図を自動反映。
申請内容の各項目には、アクセス権を設定可
能。
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ワークフローシステムで対応できる内
部統制
④ モニタリングが容易に実施可能であるか
誰がいつ、どのようなデータにアクセスし、どのような処理が行われたかを記録
として残すことで、問題があった場合は原因に遡る事ができます。
「ロギング」機能では、ログの詳細
確認からログのCSVデータ書き出し
ができ、社員のアクセスログを解析
する事が可能。
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主な機能
シンプルな
ユーザー機能
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「サイボウズ ガルーン 3」のポータル画
に表示
最新の申請/承認案件は、「サイボウズ ガルーン 3」のポータル画面上でリア
ルタイムに通知されるので、見逃すことがなく、スピーディな申請/承認業務
が行えます。
【「サイボウズ ガルーン 3」 トップ
ページ】
【「ワークフロー」の申請処理画
面】
「ワークフロー」の一覧をポー
トレット化し、自分の申請の処
理状況を確認することができま
す。また、一時的に保存した申
請データをすばやく選択するこ
ともできます。
「ワークフロー」の申請データを受
信すると「最新情報」に通知が表示
されます。
ガルーン3のポータル画面だけを見て
いれば、ワークフローの情報も見逃15
しません。
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ワークフロー申請の流れ①
申請内容の入力から申請経路の設定まで一連の操作を、Webブラウザ上で手
軽に
操作できます。
申請フォームの選択
内容の入力
経路の設定
内容確認
申請するワークフローの
フォームを選択します。
1
フォームを選択すると、予め用
意された申請項目に従い、入力
していきます。
2
16
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ワークフロー申請の流れ②
3
申請内容の入力から申請経路の設定まで一連の操作を、Webブラウザ上で手
軽に
操作できます。
申請フォームの選択
内容の入力
経路の設定
内容確認
処理者はあらかじめ設定されて
いるので、変更がなければその
まま次に進みます。経路は柔軟
に変更することもできます。
4
申請内容と経路の確認をし、
申請をします。
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交通費申請で便利な「路線ナビ連携」
交通費申請を行う時に、外出時に使った指定区間の電車運賃を調べて申請
フォーム内にそのまま取り込むことができます 。
これにより、毎回転記する手間を省くことができます。
【申請内容の入力画面】
路線検索サイトで調べて転記しなくてO
K!
該当する経路を選択すれば、
経路と金額が取り込まれま
す。
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承認進捗確認
承認の進捗を申請者や経路に入っている人が一目で確認することができます。
コメントでの追加や補足も可能です。
停滞中
俺じゃないよ
どこまで行ったかしら?
いつになったら
まさか、私? 来るのかしら…
誰がいつ承認し、どのよう
なコメントをしたかも一目
で確認できます。
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再利用申請
以前申請した申請フォームと同様の内容で申請する場合、前回の申請を再利
用することができます。
毎回の入力の手間が省け、申請を効率的に行うことができます。
以前利用したデータがそのまま
反映され、入力の手間が省けま
す。
以前申請した申請データを
再利用することができます。
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経路途中での経路再設定
処理者が不在の場合でも、申請経路を途中で変更することで、申請を滞りな
く処理できます。
【未処理申請の処理画面】
【未処理申請の処理 - 経路ステップの変更画面】
申請者と経路ステップのユーザーは、申
請が処理される前の申請経路を変更でき
ます。
処理者が、出張やお休みなどで承認がし
てもらえない時でも、経路の再設定が可
能です。
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※この機能は、管理者による経路変更の許可が必要です。
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代理申請
本来の申請者に代わって代理として申請することができます。申請内容には、
代理申請者が記録されるので、内部統制に対応した「監査証跡」として有効な
記録になります。
【代理人に設定されたユーザーのワークフロー画
【代理人の設定画面(委任する側の設定画
面)】
面】
「代理で申請する」から
申請処理をおこないます。
申請や承認を他の人に
委任したい場合は、あ
らかじめ代理人を設定
しておくことができま
す。
申請内容には、代理申請
者がしっかり記録されま
す。
複数の委任者がいる場合は、
リストから選択できます。
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承認予定/代理承認
自分が処理者に設定されている申請の処理が、現在どの経路まで進行してい
るか確認できます。
また、処理者が出張や長期休暇などで承認ができない場合、申請が滞らない
ように代理人が処理を行うことができます。
【承認予定一覧画面】
【代理承認に設定されたユーザー代理承認一覧画
面】
【申請内容確認画面の進行状況】
申請内容には、代理承認者の
記録が残るようになっていま
す。
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決裁処理:申請の差し戻し
未処理申請に対して、承認者は、「承認する」 「却下する」のほかに、「差
し戻し」処理を行うことができます。
【差し戻された申請の処理画面】
【未処理申請の処理画面(承認者:部
長)】
承認者は経路のステップ単位で
差し戻すことができます。
却下はしないけど、再度確認を
する場合や、修正事項を指摘す
る場合などは、“差し戻し”を行え
ます。
申請内容には、差し戻しの際
のコメントが記載されており、
申請者が再申請した後にも記
録が残ります。
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申請データを連続して処理する
未処理一覧に複数の申請データが表示されていた場合、処理を開始する番号を
選択し、以降の申請を連続して処理できます。承認や確認処理の多い方には、
便利な機能です。
【連続処理機能を使った未処理申請の処理画面】
【未処理申請の一覧画面】
1つの申請を処理した後、未
処理一覧へ戻らずに続けて次
の申請処理の画面に遷移する
ので、一度に大量の申請を処
理する場合に利用すると便利
です。
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日・英・中
三か国語対応
「ガルーン 3」では、申請・承認画面の言語を「日本語」「英語」「中国語
(簡体字)」
の三か国語から選択できます。
英語
言語を切り替えると、メニューなども全て
英語/中国語(簡体字)に切り替わります。
中国語(簡体
字)
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メール通知
申請ステップが進むごとに、指定したメールへの通知を行うことができます。
携帯電話や他のメールクライアントからも申請の状況が随時確認することが可
能です。
申請のタイトルや承認の結果がメールに通
知されます。
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モバイル対応
携帯電話のブラウザから申請データの承認/却下などの処理ができます。
オフィスを不在にしがちな場合でも、移動時間などを使って申請データを確認で
きるため、
処理待ちによる無駄な時間が短縮されます。
【携帯電話から見たワークフロー受信
一覧】
携帯電話やスマートフォンか
らスピーディーに申請承認す
ることが可能。申請から決裁
までのスピード化が図れます。
※外部インターネット網からアクセスできるように環境構築が必要です。
※ファイルが添付されている申請は、ケータイから承認できません。
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スマートフォン対応
「サイボウズ KUNAI」を利用することで、時間や場所にとらわれず、ワークフ
ローの決裁処理をすることができます。添付ファイルもスマートフォン上で閲覧
することができるので、「会社に戻らなければ決裁できない」案件が発生しませ
ん。
セキュリティオプション「サイボウズ KUNAI MDM
パック」
外部から社内のネットワークにセキュアにアクセ
スする通信環境や、同期したグループウェアの
データを遠隔地から消去するリモートワイプ機能
など、セキュリティコストの軽減を助ける機能を
搭載しています。
高度なセキュリティを保ちつつ、快適なビジネス
価格(新規・継続)※年間利用料金
フィールドを実現することができます。
5ユーザー版
¥48,000
10ユーザー版
20ユーザー版
50ユーザー版
100ユーザー版
サイボウズモバイル KUNAI
応機種
•
iPhone
•
Black Berry®
•
Windows® phone
(Android は今後搭載予定です)
対
¥96,000
¥192,000
¥480,000
¥960,000
※表示価格に消費税は含みません。
※「サイボウズ KUNAI」をご利用いただくためには、「ガルーン 3」のサービス
ライセンスが必要です。
※「サイボウズ KUNAI for Windows® phone 」をご利用いただく場合、「ガルー
ン 3」のサービスライセンスのほかに「KUNAI MDMパック」のご契約が必要で
す。
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主な機能
簡単フォーム設計
管理者機能
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ユーザー管理
「ガルーン 3」 のユーザー・組織・ロール情報をそのまま使えるので、メンテ
ナンスに手間がかかりません。「ガルーン 3」 のデータベースをそのまま利用
するので、「ガルーン 3」のハード資産を活かせます。
※利用状況によってハードの増強が必要になる場合もございます。
ロールを使って経路を設定すれば、自動で上長設定
ができます。組織変更があっても、「ガルーン 3」
側でメンテナンスを行えばワークフローにも反映!
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申請フォームの項目作成
業務にあわせた入力フィールドの作成が簡単に行え、業務プロセスに沿った柔
軟なフォーム設計が行えます。
また、60種類以上のテンプレートを無料で提供しているので、すぐに運用開始
できます。
【システム設定画面:項目の追加画
面】
【ユーザー画面:申請内容の入力画
面】
項目タイプを選択して
必要な項目を設定。初
期値の設定や入力文字
の制限が行えます。
申請するユーザーの情
報(ログイン名・組織
等)を自動的に表示で
きます。
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アクセス権(申請フォーム)
申請書が格納されているカテゴリごとのアクセス権の設定ができます。
【システム設定画面:アクセス権の
設定】
例) 経理関連の申請書が格納されて
いるカテゴリには、派遣社員ロー
ルとアルバイトロールを所持して
いるユーザーは閲覧権限を与えな
い。
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申請データの自動書き出し
申請フォーム毎に自動で承認後のデータをCSVファイルに書き出すことができ
ます。
【システム設定画面:項目のアクセス権の変更】
最終承認がされると、申請データを指定のディレクト
リに自動で書き出すことができます。
そのため、会計システム等に自動的にデータを反映さ
せることが可能となります。
※CSVファイルの基幹システムへの取り込みは含まれ
ません。
※手動書き出しも可能です。
CSV
ファイル
※また、API を利用して申請データを自動的に書き出すことも可能です。
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基幹システム
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CSVに書き出す項目の選択
申請フォームの項目の設定で、項目ごとにCSVファイルに書き出すかどうかを
選択をすることができます。 この設定は、申請データを自動で書き出す場合
に適用されます。
書き出す項目を選択することで、他システムへのデータの流し込みがしやすく
なります。
項目ごとに、CSVで自動的に書き出すかど
うか選択できます。
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申請フォームの無料テンプレート
専門知識は一切いりません。すぐに使える豊富な無料テンプレートを60種
類以上ご用意してます。
<経理関連>
<人事関連>
<資産関連>
旅費/交通費精算(近郊)
通勤交通費申請
国内出張申請
海外出張申請
交際費申請
仮払申請
事前費用申請
支払申請
備品/消耗品購入申請
慶弔給付金申請
国内出張精算
海外出張精算
交際費精算
仮払精算 小口/旅費精算
住所変更届
寮/社宅入居申請
寮/社宅退去届
新入社員登録申請
結婚届
退職届
死亡届
出産届
セミナー/研修参加申請
資格試験受験申請
資格取得申請
在職証明書取得申請
図書購入申請
物品購入申請
廃棄申請
資産紛失報告届
<給与関連>
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届
休日出勤申請
遅刻・早退届
残業申請
給与振込口座変更届
扶養家族変更届
給与証明書取得申請
休職(復職)申請
<情報システム関連>
ユーザー登録申請
IPアドレス取得申請
E-Mailアドレス登録/変更申請
外部からの接続申請
機材持ち込み/持ち出し申請
新規ソフトウェア購入申請
新規ハードウェア購入申請
<稟議/その他>
押印申請
汎用稟議書
購入稟議書
採用稟議書
個人情報新規取得申請
個人情報提供承認申請
休日入退館申請書
名刺発注申請
新聞/雑誌購読(停止)申請
保険対象外治療費補助申請
人間ドック申し込み
保養所利用申請
企画書
週報
出張報告書
事故報告届
苦情/相談処理報告書
などなど
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機能一覧
1. ユーザー機能
2. 管理機能
• 承認機能(承認/却下/差戻し/取り戻し/取り
消し)
• 承認時のコメント/ファイル添付
• 最新情報通知
• 申請のメール通知
• 優先度の設定
• 代理申請
• 代理承認
• 承認予定一覧
• 連続承認処理
• 経路の再設定
• 路線ナビ連携
• 下書き保存
• 申請の差し戻し
• モバイル
• リマインダー/Cybozu Desktop対応
• 多人数省略表示
• ポートレット(受信一覧/送信一覧/下書き一
覧)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
利用ユーザーの管理
フォーム作成
申請データの検索
管理権限委譲
申請番号の自動採番
経路自動設定
経路の条件分岐
共有経路
カテゴリに対するアクセス権
申請項目に対するアクセス権
申請データのCSV出力(手動/自
動)
• 申請項目のCSV出力の設定
• 申請データの公開設定
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ワークフロー導入事例
導入事例
38
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鴻池運輸株式会社様 導入事例
【利用規模】
【事業内容】
2,200 名
運輸・物流
【導入製品】 「サイボウズ ガルーン 2」
「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」
【導入前の状況】
以前は紙ベースでの捺印だったため、社内にいないと承認
が滞ることもあった。
【導入の決め手】
基本的な要件を満たしていることと、構築・運用負担の少
ないノンカスタマイズなパッケージ製品であることを重視。
「ガルーン 2」はパッケージ製品の汎用性を持ちながら、
連携APIを利用することで個別要望にも応えられるカスタマ
イズ性も兼ね備えていました。また、ユーザー側に高いス
キルを要求しない点でも「ガルーン 2」が最良の選択であ
ると判断。
【導入効果】
紙ベースでの捺印の手間を省くだけでなく、全社間での意
思決定スピードが大幅に上がった。場所を選ばず利用でき
る「ケータイ」環境から”承認“や”確認“ができることから出
張の多い役員層でのケータイでの活用頻度が高く、緊急時
にも迅速に指示を出せる。また、未承認事項についても滞
留時間を確認できるので、承認者の責任範囲もより明確に。
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エスプール株式会社様
【導入前の状況】
1999年の設立当初は、従業員約20名ので「サイボウズ
Office」を活用していたが、その後事業は急拡大を遂げ、
2006年には従業員200名を超え、業務拡大に伴い組織も
【利用規模】
【事業内容】
導入事例
300 名
その他サービス業
【導入製品】 「サイボウズ ガルーン 2」
「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」
複雑化し、管理コストが増加。また利用頻度が高いこと
による、レスポンス悪化が見られるようになった。
【導入の決め手】
「ガルーン 2」を選定した決め手は、使い勝手を変えず
に、事業規模拡大に対応できる柔軟性。また、創業当時
から蓄積された最も活用頻度の高いワークフローのデー
タを引き継ぎながら利用できる点も重視。
【導入効果】
ワークフローは稟議・費用・採用・異動をはじめとした
幅広い決裁業務で活用され、スピーディーな経営判断を
支える重要な基盤となっている。決裁者は外出も多いの
で、ケータイから利用することが多く、即座の判断が必
要な際にも、時間や場所を選ばず迅速に対応ができる。
「内部統制」に対応した運用変更は、段階的に変更して
▲「ワークフロー for ガルーン 2」 申請内容確認画面
おりフォーム変更等運用ルールを見直す際も、手軽に設
定。アクセス権限も強化されており、運用の幅も広がっ
た。
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「サービスライセンス」のご案内
「サイボウズ ガルーン 3」のサービスライセンスをご購入いただくと、
「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」を含む全てのサービスメニューをご利用い
ただけます。
サービスライセンス価格
表
ユーザー数
継続サービスライセンス
サービスライセンス
継続サービスライセンス
(2年パック)
継続サービスライセンス
(3年パック)
継続サービスライセンス
(4年パック)
Aランク
50
\120,000/50ユーザー
\420,000/50ユーザー
\216,000/50ユーザー
\270,000/50ユーザー
\360,000/50ユーザー
Bランク
51~249
\2,200/1ユーザー
\7,700/1ユーザー
\3,960/1ユーザー
\4,950/1ユーザー
\6,600/1ユーザー
Cランク
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\6,300/1ユーザー
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Eランク
1000~2499
\1,600/1ユーザー
\5,600/1ユーザー
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\4,800/1ユーザー
Fランク
2500~4999
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